効率の良い会議の進め方とは？

ご相談者様、

こんにちは。
グローバル・ビジネスマッチング・アドバイザー 山本 雅暁です。

このたびはご相談くださり有難うございます。

以下の通り回答いたします。

６名程度の人数ならば、工夫次第で建設的な会議を行えます。
私の会社勤務時の経験と、幾つかの会社で支援しました結果に基づき考えを述べます。
ご相談者様が会議の主催者とする前提で説明します。

会議を行う『目的』は、情報を共有化して次のアクションを決める事です。
アクションを伴わない会議開催は無駄です。

１．主催者は、想定した結果を導き出す為に、会議の事前段階から入念に準備して議題、出席者、議論の仕方も考えて会議を開催します。

２．会議後には、必ず議事録を発行します。
議事録は、主催者が自ら演出した会議結果を文書として記録を残すと共に、今後のアクションを起こす為のトリガーとして活用します。
議事録は、社内或いは部署内の合意事項として経営活動を推進する道しるべとなります。

３．会議はその開催前から、入念な準備を行う必要があります。会議を効果的に行い所定の結果を導き出す事につながります。

３－１．先ず、会議開催通知の発行から始まります。
開催通知は、会議を効果的に行うための事前準備をうながす様に出します。

３－２．会議から所定の結果を出す為に、出席者の選定、議題の確定、討議時間の見積もり、出席者の予定
確認とスケジュール調整、会議室やテーブル形式の選択、検討用資料の準備と配布、事前検討の依頼などを行います。

３－３．その後に、開催通知を出します。開催通知により、出席者が会議前に考える様に仕向ける事も重要です。


（以下の事項は回答補足に書きます。）

会議の目的にもいろいろあり、一概には言えませんが、もし『結論を出すこと』が目的であれば、大抵の場合、部署のリーダーには''「こういう結論にしたい」という「腹案」''があるはずです。

そういった道標もなく、ただ漠然と「どうすればいい?」といった会議を開くのであれば、時間がかかるのは当たり前です。ですから、効率よい会議にするには''部署のリーダーは事前に各議題について結論の「腹案」を固めておく''ことが大切です。

もちろん、最初からその「腹案」を「結論」にしたのでは会議の意味がない、という側面もありますが、議論する時間に限りがあり、効率よくしたいのであれば、結局、議論で決着がつかなければ''最後は部署の責任者が決定する''わけですから、事前に「腹案」を固め、簡単な議題については、その''「腹案」を議論の前に『仮の結論』として提示してしまう''ことです。

こうすれば会議は参加者のコンセンサスを得るための確認の場になり、テキパキと議事は進むはずです。それでも、メンバーから''より良いアイデアや提案があれば、柔軟に結論を変えていけばいい''わけで、とにかくすべての議題について、あてもなく議論を尽くしていたのでは、それは時間がいくらあっても足りませんし、結論がすぐに出るはずもありません。

リーダーが「腹案」を持てないような議題についても、メンバー6名をメーリングリストにして、会議をする前にメールで十分な意見交換をすることで「腹案」ができてくるはずです。とにかく会議を効率良くするには、やはり''リーダーの「リーダーシップ」が欠かせない''というわけです。

たしかに事前に議題内容を廻す事は最低限必要でしょうが、
こんな違った視点でのご提案です。

（１）大会議室に定番のお茶やコーヒーはやめる。

（２）参加者全員で立ったまま議論する。

（３）一服の人や飲み物派はセルフサービスで
飲む。

（４）立ったままだと人間疲れるので、短時間で
終了しようと考えて実行します。

（５）私たちの当たり前や常識をやめるのです。
大きな成果が短時間・短期間に出ますよ。

こんな変わったアドバイスは廃案にされるのも、
実行されるのもリーダー次第です。

お試しあれ！！


有限会社はあとふるドット
重松まみ

会議は、
決めるため
アイディアを出すため
情報を共有するため
などの目的があります。

例えば、「決算資料の取りまとめ」のための会議であれば、結論が出ないまま終わることはないはずです。

ということは、質問者の会議の内容、議決事項の締め切りについて、「誰も困っていない」ことになります。

会議に出席する全員、一人ひとりの役職、個性に応じて、「個人の必然性」を明確にすればいかがでしょうか？
ただし、進行役から、一人ひとりに「必然性」を与えるのではなく、参加者一人ひとりから、自分の言葉で語ってもらいましょう。
そうすれば、最後にひっくり返す発言も少なくなるでしょう。

テクニックとしては、「時間を決めて、その時間内に終わらなければ、その話題は終わって、次回に持ち越し」を厳守する方法もあります。
全員が会議の目的を共有できていれば、次回への持ち越しは全員にとって困ったことになるので、協力が得られやすいでしょう。

１人の方がファシリテーターとなり、会議の進行や参加者の状態、タイムマネジメントを管理し、司会進行を行いながら、会議の可能性を広げていくと良いと思います。

会議も自分の思いを議論するよりも、対話しながら、より良い選択やアイデアを抽出すると発展的な時間になっていくと思います。また、自分と違う意見に対しても、批判をせずに進めることが大切です。何よりも、自由な発言の場、安全な場を作り、メンバー全員の発想が出やすい雰囲気づくりが大事だからです。時間も、60分で終了する等をキチンと決め、レジメも事前に配布し、各自が会議の前に資料等を準備し、課題についても意見を持って会議に臨むようにすれば、実りある時間を過ごすことができるのではないでしょうか。