会議の事前準備と議事進行、議事録の発行がポイントです

ご相談者様、

こんにちは。
グローバル・ビジネスマッチング・アドバイザー　山本　雅暁です。

このたびはご相談くださり有難うございます。

以下の通り回答いたします。

６名程度の人数ならば、工夫次第で建設的な会議を行えます。
私の会社勤務時の経験と、幾つかの会社で支援しました結果に基づき考えを述べます。
ご相談者様が会議の主催者とする前提で説明します。

会議を行う『目的』は、情報を共有化して次のアクションを決める事です。
アクションを伴わない会議開催は無駄です。

１．主催者は、想定した結果を導き出す為に、会議の事前段階から入念に準備して議題、出席者、議論の仕方も考えて会議を開催します。

２．会議後には、必ず議事録を発行します。
議事録は、主催者が自ら演出した会議結果を文書として記録を残すと共に、今後のアクションを起こす為のトリガーとして活用します。
議事録は、社内或いは部署内の合意事項として経営活動を推進する道しるべとなります。

３．会議はその開催前から、入念な準備を行う必要があります。会議を効果的に行い所定の結果を導き出す事につながります。

３－１．先ず、会議開催通知の発行から始まります。
開催通知は、会議を効果的に行うための事前準備をうながす様に出します。

３－２．会議から所定の結果を出す為に、出席者の選定、議題の確定、討議時間の見積もり、出席者の予定
確認とスケジュール調整、会議室やテーブル形式の選択、検討用資料の準備と配布、事前検討の依頼などを行います。

３－３．その後に、開催通知を出します。開催通知により、出席者が会議前に考える様に仕向ける事も重要です。


（以下の事項は回答補足に書きます。）