ITを活用して、業務上の課題が解決された事例

こんにちは。チェックフィールド株式会社 目代と申します。

会社でIT化がほとんど進んでいないとのことですが，少人数の組織（100名以下）でしたら，
まずはグループウェアの導入から始めてみてはいかがでしょうか。

グループウェアとは，全社員の予定管理を中心にして，稟議書，報告書，掲示板，
電話メモ，ファイル管理などの機能がある総合業務管理ツールです。

お客様の案件ごとにこちらに報告などをまとめておけば時系列で情報が整理
されますので，仕事の流れが分かるほか，履歴なども全て参照できます。

小規模組織にはサイボウズなどがいいと思います。
http://kantan.cybozu.co.jp/

まずは予定共有・管理だけでいいということでしたら
Google Calendarでも事足りるかもしれません。
http://www.google.com/calendar/

当社では上記を含めたグループウェアの導入経験が豊富にありますので，どんなことでも
お気軽にお問い合わせ下さいませ。

例えば、
弊社の製品 「ママれん！メール」これは、保育施設での保護者様と事務ご担当者様の電話でのやり取りをインターネットで置き換えてしまうことで、電話に費やす１日１０件以上の対応をなくすことが出来、保護者様も携帯電話から簡単に連絡をすることが出来るようになりました。

次に、ご指摘の「在庫管理」。商品在庫がリアルタイムでわかりますので、欠品が無くなります。また、倉庫が分散しているときは、「商品の移動」等も一目でわかります。そして、商品原価も移動平均法等で、月次のタイミングでボタン一つで大丈夫です。

他、「顧客管理」では、お客様の購買履歴や、お問い合わせ履歴を残すことでサービスＵＰに繋げることが出来ました。同時に、紙で管理しているこれらをなくし、営業の方々で情報共有も可能になりました。

最近では、お客様からの受注を電話やＦＡＸで受けていたのですが、お客様自身に登録してもらうことで、受注入力を行う人がいらなくなりました。

ＩＴの事例はたくさんありますが、まずは
１、業務の課題を明確に把握する事
２、どんな部分に投資をする必要があるかを企業として検討する事
３、自分たちでＩＴを導入する際に、どこまでできるのか？保守・運用、改善はどうする
のか
等も含めて考える必要があります。

これらを検討するには、ＩＴを知っていること、実際に業務システム導入経験がありアドバイスを行える人に入っていただく事が一番いいと思います。
家を作るには、経験者や設計者のアドバイスがあるのとないのとでは全く違うのと同じです。

各商工会議所や振興公社等で、専門家派遣制度を利用すれば安価にて相談もできます。
弊社にても行っておりますが、まずは、ご検討ください。

■ 求人のWeb化 クライアント事例：人材派遣業
投資コスト
初期費用 100万円
月間維持 20万円
応募効率 300％以上向上
マッチング率 200％向上
応募後面接率 500％向上
有料求人広告の掲出回数減少 年間求人広告費 2000万円→500万円
問い合わせやミスマッチング回避による節減工数 年間△450日/人
採用コスト（半年以上勤続） 50万円→3万円

■ グループウェア導入による社内情報共有効率化
投資コスト
初期費用 0円
月間維持 5000円
電話取次ぎ効率 月間100コール短縮
スケジュール伝達効率 社内メール便の廃止
会議出席率 120％向上
顧客回答待ち時間 平均8営業時間→5営業時間

■ 勤怠管理システムの電子化
投資コスト
初期費用 1000万円
月間維持 50万円
専属事務員2名削減
月締め業務削減 2日/人

■ 営業ウェブサイト（ホームページ開設）
投資コスト
初期費用 50万円
月間維持 3万円
新規顧客開拓 月間5件（営業1名相当）
簡単な質問の減少（電話） 月間100件→30件
営業時間外の問い合わせ
留守電・Fax 月間20件→月間50件

在庫管理・たな卸し効率は現状必要不可欠であると思います。
導入如何は単純に投資力があるかと、システムを導入するに見合った在庫規模があるかのみの判断基準でしょう。

顧客管理・営業支援システムについては注意が必要です。
営業パーソンの入力コストが考慮されていない場合が多く、
業種や平均年齢により殆ど機能していないケースがたくさんあります。
サロンなどの予約自動化についても、システム自体の発展がまだ到達段階にありません。

非常に漠然としたご質問ですので、回答も難しいというのが率直な感想です。

有名な事例としては、以下の様なものがあります


在庫管理でいえば、amazonさんの在庫管理システムの例は、非常に参考になると思います。
書籍は分類して保管するのではなく、開いているところに保管。ただし、場所を全てITで管理する。
これにより、注文が入れば、どこに何がどれだけあるかが瞬時で理解できるし、倉庫内のピッキングが自動的に指示される仕組みを構築、運用されています。

これにより、在庫管理、出荷管理にかかるコストを大幅に削減できたと聞いています。


顧客管理の事例では、東海バネ工業さんが有名です。
過去に注文のあったお客様のデータが管理されており、過去の図面を瞬時に表示、製造計画に反映させることができる仕組みを構築。
ネットで受注する仕組みと連動させることで、営業マン、工程管理のコストを大幅に下げるだけでなく、顧客満足度を上げて、リードタイムの短縮による総コストダウンも実現したと言われます。

勤怠管理はタイムカードを電子化、勤怠データの集計をサーバで自動で行い、給与計算まで自動で行うことができるので、人事部の仕事が大幅に削減されることになります

情報共有ツールが何を指すかによりますが、まずはグループウェアとファイルサーバを導入すれば、社員のスケジュール管理と、データの共有ができるので、情報を探す時間、再作成する手間の削減等が目に見える形で実現します。

小生のブログでも、中小企業に特化して、時々記事をアップしています
http://blog.withit.jp/category/01/it/

ご参考になれば幸いです。

集客につながるホームページ
ネットとセキュリティ～ウィジット株式会社
岡本興一

FAXはご利用になっていますか？FAXには以下のような欠点があります。

・受信ごとに印刷され、紙、インクなどのコストがかかる
・受信したかどうか、FAX機の場所で確認する必要がある
・受信後のFAX用紙の保存が面倒だし、探すのが難しい
・ひとつの受信中は話し中となり、機会損失になりがち

こんなときに「インターネットFAX」を使えば、

・画像ファイルとして受信できるので印刷コストは不要
・ネットがつながっていれば、どこでも受信できる
・ファイルなので保存も転送も再利用も簡単
・同時に複数のFAXを受信できるので受信漏れがない

といったメリットがあります。アナログだった FAX をインターネットを
活用してデジタル化するといった意味では立派な「IT活用」です。

「インターネットFAX」サービスにも各種ありますが、当社でも利用して、
他社にも紹介している「メッセージプラス」サービスはお勧めできます。

■メッセージプラス（message+）のご紹介
http://www.724685.com/message/

どれほど節約できたかは、もともとの FAX 使用量によっても違いますが
紙、インクの節約、そして FAX専用回線をお持ちなら解約も可能です。

また、費用対効果もさることながら、どこでも受け取れる利便性や、誰が
受け取るか明確でない状態でお客様の個人情報を放置してしまう状態を
避けられるだけでも導入する価値は高いでしょう。

こんにちは。 ライトスタッフ 中嶋と申します。

ご質問の中に、2つ重要なポイントが含まれています。

（1）業務上の課題が解決された事例（を知りたい）
（2）IT化やシステムの導入により、実際にコストの削減や業務効率のアップにつながった事例を集めたい

ご質問者様もご理解をされていらっしゃいますように、「IT」は「業務上の課題を解決してくれる」有効な手段となっています。
ただし、ご検討をされる順番が逆になってしまうと、「他社で有効であったシステム」も自社では使えない、役に立たないことになります。

ご検討いただく順番としては、

1）あなた様のお会社では、何が一番「業務上の課題」となっておられるのでしょうか？
２番目の課題は、３番目の課題は、・・・・。

まずは、思いつくままに、列挙（リストアップ）されますとをおすすめします。

2）つぎに、列挙された課題に優先順位をつけてみると、一番の問題点をみつけることができます。

3）さらに、それぞれの課題をどう、解決したいのか？
「こうなったら、いいな」という解決法まで、描ければ理想的です。

「解決法がわからない」、「どういう方法があるのかを知りたい」となれば、「All About 」の出番です。
優秀なご回答者様からいろいろなご提案、アドバイスをいただけるものと思います。
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■他社様の「成功事例」や「成果のあったシステム」は、他社様の「業務上の課題」を解決したものですが、あなた様のお会社の「課題」を解決したものではありません。
それぞれ、自社固有の課題を解決することで、成功事例として評価を得ることになります。

■少なくとも、最初に、1）業務上の課題、2）問題解決の優先順位までは、自社で検討をされることが必要です。

■あなた様の会社で取り組むべき「課題」が「見える形」になったときに、他社様の事例やいろいろなご回答者様のアドバイスがが参考になると思います。
場合によっては、一見無関係にみえるアイデアなどが参考になることもあります。

■予算にも限りがありますので、着手する順番もあるでしょう。
また、「将来、こうしたい」というビジョン（未来予想図）」まで、描けると具体的な検討もしやすくなりますね。

ITを活用して、業務上の課題を解決するというのは、簡単に行かないことがほとんどです。どんな素晴らしいITシステムでも、単なるツールに過ぎません。しかし、このツールを使う経営者や従業員に、その会社の社風や業務に合った活用方法を定着化させることによって、それを使う人達の仕事のやり方が変り、生産性が上がり、モチベーションが上がり、その会社のお客様に喜ばれ、最終的に売上や利益に貢献することが出来ます。少々、宣伝っぽいところがあり恐縮ですが、当社のお客様の事例を下記に紹介させて頂きます。

お客様：東京都・専門サービス業・B社様
課題：ITコストを下げつつ、従業員がどこからでも仕事が出来るシステムを構築したい

ここ数年、不景気により売上、利益は下がり、既存のお客様を他社に奪われる状態が続いていました。既存のお客様との取引金額が減っているだけでなく、既存のお客様を丸ごと競合他社に奪われている原因がはっきりしていない中、少しでもITコストを削減しようと、日本クラウドコンピューティング株式会社（以下、CCJ）にコンサルティングを依頼しました。
正直、当社の規模ですと、ITシステムと言っても、PCクライアント数が80台程度と、規模も大きくありませんし、コスト削減も知れているだろうと考えていましたが、CCJのコンサルタントは、私達がなぜ、コスト削減をしたいのか、メールやスケジューラーなどの ITシステムがどのように使われているかまでをヒアリングし、私たちでさえ、気付かなかった、競合他社に顧客を奪われている原因まで、分析をしました。
私達の会社が顧客を奪われていた最大の原因は、お客様と日常、接している営業担当者のレスポンスが遅いこと、そして、その営業担当者が社内関係各部門にお客様の要望を伝え、その業務を実施する対応スピードが、遅いことが判ったのです。

■思い通りに改訂出来ない業務システムの為、事務の多くを手作業となっていた例

首都圏を中心に事業展開をしている製造メーカＳ社は、多種多様なお客様と取引をしている事から
請求書発行用のパッケージソフトウェアを利用することできず、情報システムを独自開発していました。
業務内容が変わる度、システム開発会社に改訂を依頼しなければならず、結局、追加業務は表計算ソフトを
利用し手作業で行っていました。その他の業務に関しても、多くを手作業で管理を行っていました。
お客様の数は１万件を越えており、そのお客様から得られる情報登録作業には５人が半月以上費やして
いました。Ｓ社にとってこの労力と作業結果の品質維持が問題となっていました。

■老朽化した業務システムの再構築と、業務効率化の提案を実施しました。

Ｓ社は上記の業務システムは保有していたものの、原料管理や顧客管理、月報処理などは手作業が主でした。
一番の課題は取り扱う情報量であり、その解決策としてデータベースの導入と、複数の担当者が同時に
パソコンから情報入力ができるクライアントサーバシステムの構築でした。
この提案によって、次の効率化を目指しました。
(1)データ項目の整備と、情報のデータベース化
(2)業務フローの整備と、俗人化の排除（特定の人に頼らず誰もが同じ仕事ができること）
(3)手書き資料の情報システム化による入力、及び集計作業のスピードアップ

尚、開発環境はＳ社担当者が使い慣れた表計算ソフトMicroSoft社EXCELのマクロ機能、
とLINUXサーバ上に構築したオープンソースデータベースMySQLでした。
これらを採用した事で、情報システム環境整備の初期コストを想定費用の半額以下に圧縮する事ができました。

■情報システム化の結果は次の通りです。

新業務システムが完成後半年以上稼働し、以下の成果を得ることができました。
(1)複数の社員が手書きの顧客台帳を都度参照していましたが、パソコンで即時確認可能となりました。
(2)業務の流れが整理され、担当者個々の作業品質が向上しました。
(3)５人で半月要していた情報登録作業が３人５日間程度に短縮されました。
つまり作業工数を５０人日から１５人日へ、約７０％削減することができました。

この大きな成果が今後の同社の発展に寄与することを期待しています。

こんにちは。合資会社飯野事務所、飯野健一郎です。

質問者様が経営者という立場でいっそうの経営合理化を望んでおられ、その選択肢としてのＩＴ化なのか、それとも１担当者という立場で、経営者からＩＴ化を命ぜられているのかによっても回答は変わってきます。

前者なら必要性や成果イメージがわかなければやらなければ良いですし、後者ならシステム業者に頼めばそういったすばらしい（？）成果の数々の実例なんて山ほど出てきます。

ミスが連発して困っている、作業量が処理限界を超えた、無駄が多い、などの具体的なニーズがないようなら無理してやることはないと思います。

http://www.it-partnership.jp/award/index.html

弊社においても、2009年にクライアント企業の申請を支援し、
審査の結果、「IT経営実践認定企業」として認定されています。

上記サイトに数多くの事例がありますのでご参考にされてみてはいかがでしょうか。