ITやシステムの導入を、スムーズに進める方法は？

今回の一元化されたシステムは、「システムとしては稼動しているが、業務改善という目的を達成できなかった」ということですね。

こんにちは。
福猫(株)システム・カウンセラーの渡邉です。

システムの導入に当たっては、システム開発会社などに依頼されたことでしょう。
まずは、その請負先の会社とのやりとりはどうだったかを、もう一度確認してみてはいかがでしょうか。

・途中で何か疑問に思ったことは?
・質問にはきちんと答えてもらいましたか?
・コミュニケーションは十分にとれていましたか?

システム導入失敗の原因として、お互いの意図が十分に伝わっていなかったということが多くあります。

ただ、発注元としては普段の忙しい業務の中でコミュニケーションをとるというのが難しい場合もあるでしょう。そのときは、もう一つのシステム会社(コンサルタントなど)を使うという方法もあります。
プロジェクトに完全に入ってもらうのではなく、第三者的にアドバイスするという立場をとってもらいます。こうすることによって、当初の目的とのズレなどを途中で修正することができます。

株式会社プロモーティブの川上結子です。

システム導入を成功させる秘訣を説明いたします。
ポイントとなる項目には(Point)と記述しました。


*目的を明確化する(Point)

システム導入の目的は業務改善とのことですが、一口に業務改善といっても多岐にわたります。

明確なターゲットを決めましょう。
たとえば・・・
在庫を減らす
受注業務を簡略化して、受注業務の人員を減らす
すべての取引データを自動で会計処理につなげるようにする
複数を組み合わせてもかまいません。

経営陣の合意が必要となります。


*目的をかなえるシステムを構想する(Point)

この部分は、業務・システム双方の知識がある人の参画が必須となります。

将来的なビジネス変更は必ず起こりますので、システム拡張性をどのように持たせておくかということを明確にすることも大切です。


*現在の業務とのギャップを洗い出す(Point)

現在の業務とのギャップは必ず出てきます。
それぞれに対してどのように対処するのか、早めに決めておくことが鍵です。
業務の流れにシステムが沿うかどうかも机上検証しておきましょう。

ここでも業務・システム双方の知識がある人の参画が必須となります。


*システム構築


*ユーザトレーニング(Point)

現在のシステムとの違いに特に注目してもらいながら、ユーザに操作を覚えてもらいます。
練習の期間を持てればよりよいですね。


*必要データの準備(Point)

ユーザに準備してもらう必要があるデータがあれば注意が必要です。


*ユーザ検証(Point)

必ずしも全ユーザでなくてもいいですが、キーユーザに実際に一通りの業務をしながら新しいシステムで操作してもらいます。


*データ移行


*導入


最初に決めた目的を変えることなく、いろいろな人に迷いが生じるたびに立ち戻るということがとても大切です。
これを徹底しておけば、たとえ大きな業務変更を強いられるユーザがいたとしても、うまく波に乗ってもらうことが可能になります。

こんにちは。ホロデックスの村本です。


一般的な結論から言えば、
*会計、受注管理、在庫管理、工事管理関連の現実に使っている全ての書類を番号か何かで、ひも漬けして、業務の動き(プロセスや流れ)を明確(文書化または図式化)にすること。
*システム投資の予算は、導入前から導入後のトレーニング、現場の時間がとられることも考えて予算だてすること。
です。

しかし、そのシステム導入が成功するかしないかは、御社だけのノウハウです。

上手くいっているところは、上手くいくまで試行錯誤しつづけています。大体3回くらいシステム導入し、運用改正を行うとしっくりいくとお考え下さい。その分、投資金額も予算にいれる必要があります。


まず、統合されたシステムを導入されて、3年間ご利用になり混乱状態だという、そのせっかくの失敗をまず冷静に把握し、
***どこが良かったか、どのように利用しづらいかを導入担当責任者と現場責任者とトップの意識を統一することがスタートです。その統一された事項は、トップ間の中で、紙に書き出します。担当者に投げないで下さい。

導入について御社独自の注意点が自然にできあがると思います。


**プロジェクトチームの結成

>1.トップで意識が統一された後、できれば、各現場スタッフによる特命プロジェクトチームを結成します。
2.プロジェクトチームにおいて、今まで使っていた紙の書類を元に、どのように業務が運営されているかを分析し、統合すると便利な部分と煩雑な部分を考えます。トップがまとめた紙に書き出された意見も、このとき考慮にいれます。
3.プロジェクトチームでまとめたフローや、システムからはき出される最低限必要な書類について、現場の意見を聞き、精度を上げて作成します。<

そして、システム会社に相談すべきかと思います。なお、1〜3は、コンサルタントや、発注予定のシステム会社の方に相談支援していただくと「楽」です。

中小企業の多くが、御社と同じ様な失敗をしています。
しかし、ITを上手に使うことで、業務効率があがったり、いままで出来なかったビジネス展開を実現させることができるので、ここで止まるべきではないでしょう。

中小企業におけるIT失敗の多くは、中小企業側の勉強不足、準備不足によって引き起こされることが多いです。
注文建築と同じ様に、注文する側が勉強していなければ、思っていた様なものはできません。

そうした反省、経験から、経済産業省はITコーディネータという資格、仕組みを作っています。
ITの成功には、発注者側の経営者、担当社にITに関する知識、考え方を習得して貰う必要があるが、一朝一夕にはできない。そこで、経営とITの橋渡しをする人材を体系化、組織化し、中小企業の支援をするべきである。そうした考え方から、橋渡し役としてITコーディネータという資格が生まれました。

システム開発会社のSEの多くは、経営のこと、業務のことを理解していません。
「プログラムのプロ」=「どう作るかをよく知っている人」であることが多いのです。
重要なのは、どう作るかではなく、「何を作るべきか」「ITとは別に何をしなくてはならないか」ということです。

そうしたプロセスのひな形として「プロセスガイドライン」というものも整備されています。

一度、ITコーディネータにご相談してみてください。
お近くの公共の中小企業支援センターに行けば、専門家として紹介してもらえると思いますし、ITコーディネータ協会に相談されるのも一つの方法です。


ご参考になれば幸いです。

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