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対象:ビジネススキル

報連相が漏れやすい方への指導について

スキル・資格 ビジネススキル 2021/03/23 20:04

仕事に慣れてきた後輩の行動に頭を悩ませています。
私は、後輩に対して社内外で使用する資料づくりのサポートをしてもらっています。私が指示した内容に基づいて後輩は資料を作成するのですが、出来上がった資料は誤字・脱字はちょこちょこあるのは仕方ないとしても、指示しているものと違うものが出来上がっていることが多いです。そのことを指摘すると受け止める姿勢はなく、ふてくされてします。
そのやり取りを何度も繰り返すこととなり結局、資料修正は私が直してと書き直したものを入力するだけになっています。指摘する度にふてくされた後、「分かりました」と言うので理解しているように見えても理解していないと思うのです。
どのように指導すると食い違いなく仕事が進むのでしょうか。教えてください。

スノー2250さん ( 島根県 / 女性 / 40歳 )

回答:3件

指示が何の目的のものなのかをお互いに確認し、理解を深める

2021/03/23 20:07 詳細リンク

こんにちは、スノー2250さん。
後輩は何を求められているのか根本を分かろうとしないのだと思われます。
根本の指示の目的や到達点を理解しないまま進めると、指示した内容ではなく自分の勝手な解釈でやりたいように進めることになります。結果、「指示と違う」と言われても言われていないことは分かるはずがないと思い、ふてくされた態度をとるのではないでしょうか。
指示が何の為のものか、その目的を本人の言葉で復唱してもらうことが根本の理解につながります。

「分かりました」だけでなく、「このようにする」という着手の順や方法などを具体的に言わせることで指導する側と共有でき、本人の把握度合いも高まります。

受けた指示の意味と照らし合わせながら仕事を進めると最初は時間がかかりますが、何度も行うことで理解が深まります。こういった繰り返しが、言われるままに行う姿勢から率先して取り組む姿勢への切り替えにつながるのではないでしょうか。

回答専門家

竹上 順子
竹上 順子
(研修講師)
代表取締役
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丸本 敏久 専門家

丸本 敏久
心理カウンセラー

- good

どの段階が出来ていないのか? 確認が必要です。

2021/03/23 21:24 詳細リンク

思う通りに動いてくれない部下は、ほんと大変ですね

私の経験から次の事を確認してみてはいかがでしょうか?

1 指示した内容が、後輩に指示した通りに伝わっているのか?
この段階で、先輩の思っている完成形と後輩が理解している完成形が
違う可能性があります。ゴールが一緒かどうかの確認が不可欠です。

例)先輩 仕事の説明をする
「私が言ったことを 復唱してもら言えますか?」
このように指示した内容の通りかどうかの確認が必要です。
意外とこの部分が理解できていなかったことが多いです。
「わかりました」というのであれが、理解したことを説明してもらうという
習慣をつけてはいかがでしょうか?
先輩基準では、当たり前のことが後輩では、当たり前ではないことがあります。
この確認が重要となります。

2 基準を合わせる
先輩が求めている仕事のレベルを明確に伝える
後輩基準で 出来た と思っていても 先輩基準ではNGということがあるのです。
この基準は、最初から先輩レベルにはならないかもしれないことがあります。
例)前回提出時誤字脱字が多々あった場合
先輩「この書類の提出前に 必ず3回以上見直して誤字脱字がないかを
確認してください。
どうすれば、誤字脱字がないかを確認できますか?」 など

3 修正は、後輩にさせる
時間的余裕がない場合は無理ですが、あらかじめ修正時間も込みで
後輩に仕事の期限を設けてみてはいかがでしょうか?
後輩もいつも先輩が修正してくれると思うと、確認も疎かになります。
責任をもって仕事してもらうためにも、後輩自身が何度も何度も
やり直しを行い、レベルやミスを防ぐ習慣が身につくのではないでしょうか?

同じやり方を繰り返せば、先輩の仕事はいつまでも減りません。
最少は、時間が掛かりますが確認と繰り返しの徹底が成長につながりました。
参考になれば幸いです。

ありがとうございます。
感謝

基準
やり直し

回答専門家

丸本 敏久
丸本 敏久
(滋賀県 / 心理カウンセラー)
株式会社メンタル・パワー・サポート 代表

元マクドナルド店長の 心理カウンセラー

マクドナルドの現場で 様々なお客様 スタッフと対応組織をまとめ 育て 成長させていくノウハウだけでなく、カウンセラーとしての知識経験が更に人を成長させる!プライベートでも 仕事でも人に関わることのご相談や現場対応を行っております。

丸本 敏久が提供する商品・サービス

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確認を徹底しましょう

2021/03/24 11:00 詳細リンク

スノー2250様

報連相も含めて、ビジネスコミュニケーションを成功させるのは難しいですね。
具体的にスノー2250様ができることを考えてみました。

お互いの理解をすり合わせるために、報連相+確認という流れを作りましょう。

仕事の指示を出す

何をどうする? どういう順番で進める? どういう仕上げのイメージが持てたか?
などを、確認するコミュニケーションを、1つ増やします。

確認の会話では、できる限り、自分(後輩)の考えを答えてもらうようにします。
どうしても考えつかないときは、選択詞から選んでもらいましょう。
例えば、資料に入れるグラフは、
A.棒グラフ B.折れ線グラフ C.棒グラフと折れ線グラフの併用
どれが、わかりやすい資料だと思う?

という感じです。

自分で考えて答えを出せる習慣があれば、
事前に相談(確認)してほしいという気持ちを伝え、どのタイミングで相談(確認)することが適切か、二人で考えておきましょう。

後輩さんも、自分なりに努力しているのに、なぜ認めてくれないのだろうかと思っているのかもしれないし、どうしたら、スノー2250様の期待に応えられるのか、手探り状態で、うまくいかない負の感情を処理しきれず、ふてくされるという態度をとってしまっているのかしれません。
後輩の感情に、あまり深く立ち入ることはできないですが、相談すること=できない奴とおもわれたくない という感情があるなら、払拭させてあげたいと思う気持ちがあることをお伝えになってもよいと思います。

業務上の連携は、報連相+確認の収監させできれば、うまく成立することを教えながら、
新しい行動の習慣が身につくまで、コミュニケーションの量を増やしてみてくださいね。

報連相
習慣
タイミング
相談
コミュニケーション

回答専門家

竹内 和美
竹内 和美
(研修講師)
株式会社オフィス・ウィズ 代表取締役

実践型研修で、結果が即・行動に現れます

ビジネススキルに不可欠なコミュニケーション力。ますます重要な「聴く力」「話す力」「論理的に考える力」を高める研修はじめ、企業研修の内製化のコンサルティング、人事政策のアドバイスなど、人事に関する総合的なご支援をしています。

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