業務の仕様を指示なく変えてしまう後輩への指導

こんにちは、今回のご相談内容は、自分の考えだけで仕事を進めてしまう方への指導ですね。
Ａさんは、効率良くしたいという思いだけで突き進んでいるのでしょう。ですが、仕事はチームで行うもの、これでは困りますね。
まずは、仕事はみんなで取り組むものであることを基に、勝手に変えるのがなぜ良くないのかをＡさんへ具体的に伝えましょう。伝える最大のポイントは「関わる方々の仕事のしやすさを考えること」です。
既存のやり方を変える時には、上司の許可はもちろんですが、その入力フォームを使用するメンバーも理解し、戸惑うことなく、行えることが大前提です。ずっとそのやり方で行ってきた先輩たちの考えもあるので、そこも配慮することで仲間との連携も強くなるということを分かってもらいましょう。
その上で、効率よくできる方法を提案してもらい、関わるみんなが納得できるよう、説明をしてもらいましょう。
“郷に入れば郷に従え”と言いますが、まずは今のやり方を受け止め、その上で全体を見て、新しい目線で意見を出すという姿勢で臨まれるように、サポートされてみてはいかがでしょうか。

社内で共有するフォームを事前の告知なしで変更するのはやはり問題です。

仕事ができる人に多いのがワンマンプレイになってしまうことです。部下のそのような挙動を制御するには社内コンセンサスを細かく策定、規定しておく必要があります。例えば、ITでよくあるアプリケーションの更新履歴などのように変更点をすぐに参照できるよう更新ログをどこかに残すなどしておくと良いでしょう。細かい変更を行っても誰でも参照が可能になれば休まれても問題がなくなります。

ただし、変更した後に履歴を必ず更新して記録しておくことを忘れないように部下に固く指導しておくことが必要です。仕事ができる人なら問題なくやれる範囲だと思います。そのような人には苦言のような形で接するのは得策ではありません。やる気がそがれたりするとせっかくの部下が持つ高いスキルが有効に活用できません。

できる部下には物事を改善する方向の提言や提案という形で接してください。そうすれば上司としてうまく部下をコントロールできるようになるでしょう。

スノー2250さん、こんにちは。

異動になった方に業務の報連相をしてもらうための伝え方についての質問ですね。

スノー2250さんがＡさんに対して、とても親身になって寄り添って接しようとする姿勢、とても素晴らしいと思います。

以下、スノー2250さんが業務をやりやすくするためのアドバイスを４点ほど致します。

（１）チームにおけるフォームなどの業務の変更についての重要性を伝えましょう
Ａさんが良かれと思って行っているフォームの変更を伝達することでいかにチームメンバーの業務がやりやすくなるかを、Aさんに伝えましょう。Ａさんが休みのときなど、事前に変更点を共有しておくことで他のメンバーの業務がスムーズになることの重要性について具体的にイメージを持ってもらうことが大切です。

（２）フォームなどの業務変更について、一定のルールを決めましょう
Ａさんの中で大きな変更の場合は相談してもらえる、とのことですので、大きな変更の場合と小さな変更の場合で伝達ルールを変えてみてはいかがでしょうか。小さな変更の場合は、わざわざ相談することにハードルがあるのかもしれません。相談せずとも、どこかにメモや記録を残すなど、後で同じ業務をした人が分かるようにするなどのルールを決め、漏れがないようしましょう。

（３）Ａさんと定期的な対話をする機会を持ちましょう
報連相は業務において大事なことですが、人によっては自分から声をかけることが苦手な方もいます。定期的な対話をする機会をもつことで、円滑に報連相を引き出すことができるでしょう。これはリアルな面談に限らず、オンラインやメール、チャットツールなど様々な対話の手段から、スノー2250さんとＡさんに合った形を選ぶと良いでしょう。

（４）Ａさんへ、報連相に対して感謝の意を伝えましょう
Ａさんの報連相によって、スノー2250さんやチームにとってどれだけ業務がやりやすくなるかについて、感謝の意をきちんと伝えましょう。Ａさんの報連相によって、スノー2250さんがどんな気持ちになるのか、誠心誠意をもって伝えることで、Ａさんの報連相に対する考え方が、良い方向に向かうことも期待できます。

以上、スノー2250さんとＡさんの関係性の向上、またさらなるご活躍を祈念しております。