内線電話での名乗りについて - ビジネススキル - 専門家プロファイル

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内線電話での名乗りについて

スキル・資格 ビジネススキル 2020/01/27 13:51

私の部署では、社内で使う文房具の手配も一つの業務です。各課で必要な文房具や備品を社内専用の発注書に期限までに記入してもらい、一括して業者に手配をします。先日、営業課から発注書のFAXが届きましたが、数量が未記入だったので、内線電話で連絡をしました。発注した担当者は不在だったので、出た方に伝言を残し、他の仕事をしていました。しばらくすると内線電話が鳴ったので出ると、自分の名前も名乗らずに「数がなかったということ?」と突然話し始めました。私は色々な部署に同じような内容で電話をしていたので、誰なのかさっぱり分からず、「どちらの課ですか?」と聞き直したところ、担当者はややムっとした声で課の名前を言ってきました。効率を考えると名前を名乗るのを省いても良いものなのでしょうか。

スノー2250さん ( 島根県 / 女性 / 39歳 )

回答:2件

内線電話での名乗った上で要件を伝えるのが基本です

2020/01/27 13:53 詳細リンク

こんにちは、スノー2250さん。
内線電話もビジネス電話ですから、自分を名乗った上で用件を先に伝えるのが基本です。
職場で従業員各々が役割を持って忙しく仕事をしている中、名乗りなく唐突に用件を伝えてしまうのは相手に何の心の準備も与えない状況と言えます。社外の方へ行っていることは社内の方へも同様に“気配り”として行うことがコミュニケーションを高めることに繋がります。

今回の営業課の方がスノー2250さんに内線で折り返しの連絡をする場合であれば、
「営業課の(名前)です。お疲れ様です。先ほど文具発注の件で連絡を頂いていたのですが、すみません。数量が漏れていたということですね。〇個です。すみませんでした。数量を書いたものをもう一度FAXで送り直したほうがいいですか?」など親しい間柄でも敬語を使って話すと良いですね。

お互いが気持ちよく仕事が出来るために効率やスピードを優先すべき場面と、敬意・気配りを優先する場面と区分けした投げかけが大切ですね。

回答専門家

竹上 順子
竹上 順子
(研修講師)
代表取締役
0859-37-0770
※お電話の際は「"プロファイル"を見た」とお伝え下さい。

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電話のマナーは、内線、外線同じです

2020/01/29 11:37 詳細リンク

スノー2250さん はじめまして。竹内和美です。

ビジネスマナー上、外線電話も内線電話も、掛け方に区別はありません。
自分がだれ(部署+自分の名前)で、
誰にあてた電話(掛けた先の担当者の方の名前、または、担当者の方と名指しする)か。
用件は何か(時系列に沿って概要を確認してから、自分の用件を伝える)
ことが基本です。

上の流れに付け加えるとすれば、
不手際(数量を入れずに回答した)のお詫びと、
今後注意するというような、改善に向かう心構え
を、伝えることができれば、マナーの達人です。

マナーとは、相手への思いやりを言動、行動で示すことです。

少々、イライラした状態にあったにしても、営業職という立場からすると、
顧客対応の面などについても心配がつきまといます。
お立場やその方とのつながりによって、気づかせてあげられるのであれば、
原点に返って、マナーを見直していただけるよう促せるといいですね。

マナーは、つい、うっかりで崩れがちですが、
スノー2250さんは、ご自分の意志を貫いてくださいね。

思いやり
電話
ビジネスマナー
改善

回答専門家

竹内 和美
竹内 和美
(研修講師)
株式会社オフィス・ウィズ 代表取締役

実践型研修で、結果が即・行動に現れます

ビジネススキルに不可欠なコミュニケーション力。ますます重要な「聴く力」「話す力」「論理的に考える力」を高める研修はじめ、企業研修の内製化のコンサルティング、人事政策のアドバイスなど、人事に関する総合的なご支援をしています。

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