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後輩の指導の仕方について

スキル・資格 ビジネススキル 2022/04/20 16:11

新しく入った後輩(19歳)に仕事を教えているのですが、伝えた指示と出来上がってくるものが違うことが多いため、困っています。
例えば、「13時からすぐに会議を始められるように会議室の準備と資料の用意をして欲しい」と指示をした時、10分前に全ての機材は会議室の中にありましたが、部屋の隅に置いてあるだけでした。「すぐに始められるように」と漠然とした私の指示の仕方が悪かったのでしょうか。後輩はメモを取っていて、「分かりました」と言っていたので、理解してくれていると思っていました。どこで間違ってしまったのでしょうか。

スノー2250さん ( 島根県 / 女性 / 41歳 )

回答:2件

実施する内容と共に、目的を理解させましょう

2022/04/20 16:20 詳細リンク

こんにちは、スノー2250さん。
新しく入った方へは、実施する内容とともに、目的を理解させることが大切です。
指示をした後は、指示内容がどのように伝わったのか復唱してもらいましょう。メモを取っているのなら、メモに何を書いたのか、また自分はこれからどのように行動しようと考えているのかを言ってもらうと、後輩の把握がよく分かります。
この時、スノー2250さんが伝えた言葉をオウム返しするだけでは、十分に理解が出来ていないかもしれません。指示を受けた側が、1.理解できた到達点(完成形)を言う、2.完成するために必要なこと(準備するものや期日など)を言う、この2点を押さえているかを確認しましょう。行う目的と完成形が理解できていると、自分がこれからどのように行動しなければならないのかがはっきりします。

今回の場合、指示を受けた時の正しい復唱確認は、「はい、13時から会議は、投影と手元資料で確認できるようにですね。会議室にプロジェクターとスクリーン、ノートパソコンをセットし、投影データをすぐに映し出せるようにします。会議資料は人数分コピーをして、コの字型で机に3人ずつ、合計15名が座られるようなスタイルがいいですよね?各々の机の上には、会議資料とペットボトルの水をセットで置きます。図にすると、このようなイメージですが、どうでしょうか」などと自分の把握した内容と共に、行動が具体的に伝えられると指示した側も安心できますね。仮に足りないものがあれば、「〇〇もあったほうが良くないかな?」など先輩が補足し、更に細かく相手視点で考えられるように向けましょう。
指示内容をどこまで理解しているかは、理解した内容を言葉に出してみないと分かりません。信頼度の高い仕事のために、言葉や図で共有し、理解を深めていきましょう。

回答専門家

竹上 順子
竹上 順子
(研修講師)
代表取締役
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中間報告を徹底させてみましょう

2022/04/21 11:01 詳細リンク

スノー2250さん 竹内和美です。

指示と結果が違うと、修正が必要になり、自分でやった方が早いのに・・という気持ちに
なってしまいますね。

他の方のアドバイスとは、少し角度を変えた意見です。

報連相の徹底は、ビジネスを成功させるためには、必須のものですが、
おそらく今は、何を、どんなタイミングで報告、連絡、相談することを求められているかも理解できていない状態ではないでしょうか?

いくら、ベテランのスノー2250さんであっても、
会議開始10分前からの修正は、厳しいものがあります。

そこで、中間報告(直前報告)のルールを、後輩と一緒に決めて徹底されてはどうでしょうか。
ルールは、マナーとは違うので、必ず守らなければならないものであることを理解してもらいましょう。
二人でルールを作るのは、指示や命令では、本人が忘れることもあるからです。
ルールを作ることから始めることによって、他人事から「自分事」という意識づけを行います。
不安があるなら、早めの中間報告兼チェックをする習慣を、二人で作り上げてみてください。
後輩がどんな意識で仕事をしているのか、また、どんなキャラクターなのかがわからないので、これですべてが解決するとは思えませんが、
まずは、二人の関係を築き上げること、二人の中にあるルールを守ってもらう習慣を身に着けることによって、後輩に振り回されずに仕事ができるような環境を整えることが大切だと考えました。

もちろん、日ごろからの雑談のようなコミュニケーションも大切にして、後輩のキャラクターを理解していくようにしましょう。

徹底
報連相
ルール
コミュニケーション
仕事

回答専門家

竹内 和美
竹内 和美
(研修講師)
株式会社オフィス・ウィズ 代表取締役

実践型研修で、結果が即・行動に現れます

ビジネススキルに不可欠なコミュニケーション力。ますます重要な「聴く力」「話す力」「論理的に考える力」を高める研修はじめ、企業研修の内製化のコンサルティング、人事政策のアドバイスなど、人事に関する総合的なご支援をしています。

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