アポイントの取り方

こんにちは、スノー２２５０さん。
営業になりたての時は、お伺いしてのご挨拶は大切ですね。
アポイントを取る時に大切なのは、お伺いする目的を伝え、先方のご都合を伺いながらこちらの要望も合わせて調整することです。

日程調整は、お伺いする目的を伝え、所要時間がどれぐらいなのかを共有するところから始まります。例えば、「お時間３０分程度頂けますでしょうか」など予め提示すると、先方もご自分の動きを段取りしやすくなります。日程は、１～２週間程度の大枠の期間を投げかけ、ご要望を伺います。
例えば、「商品のパンフレットが新しくなりましたので、お持ちしたいのですが、３０分ほどお時間をいただけないでしょうか。宜しければ、来週の〇日の週や、翌週のご都合はいかがでしょうか」などと、伺います。
先方から「来週は難しいなぁ・・・」などと反応があれば、「では再来週の月曜日か火曜日頃はいかがでしょうか」と、こちらの予定も踏まえて提案し、徐々に絞り込み、時間、場所などを決めていきます。
「いつ頃が宜しいですか？」と漠然と訊いたり、「〇日の３時はいかがでしょうか」などこちらの都合を押し付ける投げかける言い方は避けましょう。また、アポイントをとる内容がクレームや期日が迫っているなど、緊急度が高い案件であれば、すぐに伺える直近日（時間）を提示します。

アポイント取りから営業活動は始まっています。あなたの為に時間を割こうと思っていただける的を得たアプロ―チで営業活動を円滑に進めていきましょう。

スノー2250さん、はじめまして。
ご質問は、取引先に訪問できるように、ご自身がアポイントを取るための電話のコツを知りたいということですね。営業職の経験がないところから、お仕事を覚えるのはさぞかし大変かと存じます。

電話で取引先への訪問をさせてもらうアポイントを獲得するためには、電話対応をするときのコツだけではなく、成功率を高めるための事前準備、アポイントを獲得するスキル習得のための日常的な訓練を含めたコツも必要です。
では、1．事前準備、２．日常訓練、３．電話対応の順にコツをご説明します。

１．事前準備
(1) お客様リストを作成する。
お客様リストとは、自社の商品に興味を持っている見込み客情報を記載したリストです。見込みの高いお客様からアプローチすることにより、電話によるアポイントの成功率を高めることができます。
もし、スノー2250さんの勤務先がお客様リストを保有してなければ、過去の会社の取引履歴などから会社名、業種、連絡先、担当者情報、対応履歴、成約履歴、失注理由等から作成することをお勧めします。
(2) お客様に関する情報収集をする。
お客様のホームページや信用調査情報を活用して、お客様の情報収集をするとよいです。
お客様の事業内容を参考に事前に考えた提案とヒアリングをすることにより、お客様の信頼を獲得できるようになります。
(3) 営業する商品を理解する。
今回の商品パンフレットへの深い理解は重要です。
理解が深い説明ができると、お客様は信頼して話を聞いてくれてアポイントの獲得成功につながりやすくなります。理解が乏しい説明になると、逆の結果になりますので気をつけてください。
(4) アポイント獲得のためのシナリオを作成する。
電話を要領よく実施したいです。そのために、シナリオには受付窓口との対応、担当者不在時の対応、伝えるべき内容、想定質問に対する回答案、お客様へのヒアリング内容、など電話の初めから終了までを記載しておくとよいです。
伝えるべき内容には網羅的に、かつ、以降に記載する３．電話対応の(3)～(4)を踏まえて記載するとよいです。
(5)ご自身および同伴者の予定を把握する。
アポイントを取り付けたかけたとき、日程調整の段階で失敗しないように、最低でも2週間先くらいまで、ご自身と同伴者のスケジュールを正確に把握しておくとよいです。

２．日常訓練
(1)職場内でロールプレイングをする。
上司や先輩、同僚と一緒に電話対応のロールプレイングをするとよいです。
実際に、近くで見たり聞いたりしても分かりにくかった上司や先輩が実施するアポイントを獲得するための進め方や電話対応を体験して理解できるようになります。また、ご自身の進め方や電話対応を見てもらい、フィードバックをもらうことで、ご自身の改善点を認識できるようになります。
(2)電話対応後に振り返りをする。
お客様に電話した際には、電話した日時や会話内容などの履歴を残すとよいです。その履歴を活用して、実施してみたアポイントを獲得するために進め方を振り返り、良くできた点からはノウハウを蓄積して、よくできなかった点からは改善点を見つけ出してください。

３．電話対応
(1)お客様が都合のよい時間帯に電話する。
お客様が電話に出やすい時間であれば、お客様は時間を確保しやすくなります。
一般的には、始業直後や終業前、昼食時間帯の電話は避けてください。
(2)お客様に合わせた話し方をする。
お客様が聞きやすい明瞭な発音で会話し、使用する用語や口調はお客様に合わせるとよいです。お客様に好印象をもってもらうことが重要です。
一方的にしゃべりすぎないように注意しながら、会話を進めるようにしてください。
(3)要点を簡潔に伝える。
お客様に商品を導入するメリットを伝えるとよいです。
商品の宣伝ではなく、お客様がこの商品を用いて実現できることを簡潔に伝えることが重要です。
(4)お客様に有益な情報を提供する。
お客様は自社の業界動向や他社の成功事例など、課題解決に役に立つ情報提供を望んでいることが多いです。情報提供をきっかけにお客様の関心事項をヒアリングすると、アポイントの獲得につながる可能性が高まります。
(5)主導権をもって日程調整する。
次のアポイント獲得のために日程調整する際は、こちらから日時の複数候補を提示して、その場で決めるのがよいです。お客様に日時候補の提示を求めると、アポイントの機会を失ってしまう可能性があるので注意してください。
また、同伴者がいる場合には、お客様側の準備にも影響しますので、この日程調整のタイミングまでにお客様に伝えてください。

昨今のコロナ禍により営業のスタイルは訪問とテレワークのハイブリッドに変わってきましたが、お客様とアポイントを取るための基本は変わりません。勤務先やお客様に違いはあるでしょうが、電話で取引先へ訪問するアポイントを獲得する成功率を高めるためには、上述以外にも多くのコツが必要になります。今回のアドバイスを参考にして頂ければ幸いです。
スノー2250さんの今後のご活躍を祈念しております。