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後輩への指導について

スキル・資格 ビジネススキル 2019/12/26 11:01

私の後輩は聞いたことに対して全く違う回答が返って来るので困っています。例えば最近ですと、「報告書はいつ頃提出できる?」と聞くと、「まだ出来ていません」と答えが返ってきます。いつ頃出来るのかを聞いているのに、出来ていないと答えるのはどうなんでしょうか。出来ていなくてもいつまでに出来るのかを聞きたいのですが、私の質問の仕方が悪いのでしょうか。教えてください。

スノー2250さん ( 島根県 / 女性 / 39歳 )

回答:2件

まず「YES]か「NO」で答えられる質問から始める

2019/12/26 12:50 詳細リンク

スノー2250さん、ご質問をありがとうございます。

スノーさんが抱えている悩みは、多くの方が感じていると思います。
あまり悩まないでくださいね。

後輩さんのように、若手には特にそういう受け答えをする傾向があります。
それはSNS(特にLINE)のせいで、特徴として以下が挙げられます。
●言葉が短文
●自分の言いたいことだけ言う
●相手が言わんとしていることを読み取れず、上辺のコミュニケーションしかできない

とても悔しいのですが、そういった特徴をわかったうえで、
後輩さんが答えやすい質問を先回りするしかないですね。

報告書の例だと、
「いつできる?」の前に「報告書はできた?」から始めるのです。
つまり、「YES」か「NO」で答えられる簡単な質問を先にするのです。

実はこれは若手に限った特徴ではなく、大のおとなにも効く方法です。

試してみてください。

参考になりましたか?
グッとこらえて、頑張ってくださいね。

補足

補足です。

スノーさんの後輩さんのようなタイプには、いわゆる「報連相」(ほうれんそう)を
徹底させることです。

けれど、「報告・連絡・相談してね」と伝えるだけでは、向こうからは言ってきません。

では、どうすればいいか。
「号砲」=その日にやること(タスクを箇条書きで網羅させる)
「日報」=その日にやったことと、やり逃して次の日にやること
この2点を毎日書かせるのです。

スノーさんの職場でのコミュニケーションツールは何ですか?
社内メールですか?
チャットソフト(チャットアプリ)ですか?

もし、どちらも導入されていなくて「紙に書く」しかないようなら、
スノーさんから上司のかたに相談して、何かしらのコミュニケーションツール導入を
オススメします。

若手にならチャットが向いています。
ぜひ、ご検討ください。

報連相
チャット
コミュニケーション

回答専門家

加藤 貴子
加藤 貴子
(東京都 / 編集者)
加藤編集研究所 

四半世紀の経験をもとにビジネスを“編集力”でサポートします

ケイコとマナブ、ゼクシィ、都心に住む、ほしいリゾート、All Aboutなどの編集・創刊・リニューアルと編集長経験を活かし、読み手の心と行動を喚起する雑誌・書籍・web・モバイル・通販・社内報・PR誌などメディア制作をお手伝いします。

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的を射た回答となるように声掛けをする

2019/12/27 09:47 詳細リンク

こんにちは、スノウ2250さん。
指示を出しているのに全く違う回答が返ってくるのですね。今回の場合、後輩は「まだ出来ていないの!いったいいつ出来るの?」と、指摘されたと受け止めたために否定的な回答になったのではないでしょうか。自分に負い目があるからこその返事とも言えます。

後輩がスノウ2250さんからの声がけを真の意味で受け止め、的を射た回答となるように声がけを変えてみてはいかがでしょうか。
「報告書はいつ頃提出できますか?」を「報告書は明日には提出できますか?」というように具体的に日にちを限定して聞きます。仕事の進捗確認ですので、ラフに聞かず、ですます口調の敬語を使いましょう。

また、指示を出していることと、違うことをされる方もあります。
例えば、上司は集計をお願いしたのに部下はその先のグラフ作成まで作り進めていたなどです。仕事の全容を分かっている人であれば、先読みしてされる場合もありますが、そこまで求めていないのに・・という不必要な動きで時間を無駄にしていたということもあります。
そのような食い違いを防ぐために指示を受けた内容はメモ・復唱するように指導し、癖づけしましょう。
メモをしながら「分かりました」の受け止める言葉だけをされる方や、メモをしない方は自分の解釈で指示内容を受け止めている可能性があります。
聞いた内容をメモに取り、メモに書いたものを復唱させることでその方の頭の整理をさせることも出来ますし、受け止め方の度合いも把握できます。小さなことでも共有することが大切です。
これらの日々の共有が、コミュニケーションを密にすることに繋がります。阿吽の呼吸とまではいかないにしても、同じ方向を見て、仕事をしていきたいですね。

回答専門家

竹上 順子
竹上 順子
(研修講師)
代表取締役
0859-37-0770
※お電話の際は「"プロファイル"を見た」とお伝え下さい。

We’ll move into action For you・・・

変化する時代の中にあっても、 不変である“心の豊かさの実感” と“成長できる喜び”を、仕事を通じて実現していきます。先人の教えを現代の求めに応じて変化させ、社名の考え方、双方向(Interactive)繁栄(Prosperity)を実現します。

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