来客応対での名刺の取り扱い方

こんにちは、真夏の小夏さん。
インタープロスの竹上順子と申します。

受付で受け取る名刺の取り扱いですね。
この名刺の取り扱いは、大きく分けて２つあります。
１つは、お返しをする場合と、もう１つは名指し人の所へ持って行って
取り次ぐ場合です。

お返しする場合は、応接室（応接コーナーなど）で改めて訪問された方
と名指し人が会う時に行います。つまり、事前にアポイントがあり、応
接室（応接コーナーなど）に案内するようにと指示を受けている場合な
どの応対です。
この時は、応接室（応接コーナーなど）に案内する事を伝えてから、お
礼の言葉を添えて名刺を訪問された方にお返し致します。

その時の渡し方のポイントは、胸の位置を通して、相手正面に向けて、
両手でお返し致します。

取り次ぐ場合は、訪問者から名指し人が見える所（近く）にいらっしゃ
る時に、名刺を持って行って名指し人に渡します。

このように受付でいただく名刺は、本来訪問された方と名指し人同士が
直接受け渡しをするべきものですので、自分の手元には残ることはあり
ません。
そして、名刺は相手の顔です。取り扱う時には先ほどお伝えした「渡し
方のポイント」に沿って行い、名刺をいただいた方に対する気配りや大
切さを表現しましょう。

こんにちは。真夏の小夏さん。
受付での最初の応対は、本当に大切ですね。
訪問者の方からいただいた名刺の扱い方は、竹上先生のご回答の通りになさってください。

ひとつだけ追加させていただくとしましたら、もし訪問された方がアポなしで、名指人が不在の場合のことです。

この時は、一旦自分が代理として、訪問された方の名刺をお預かりして、失礼のない範囲でご用件などを伺います。(あくまでも敬意をもって応対しましょう)
名指し人が帰社した際に、速やかに訪問者があった旨を伝え、お預かりした名刺を渡します。この時、来社時間やご用件、状況などを(必ず口頭で)正しく伝えてください。

また、訪問された方が名指人の大切なお客様や知人と判断できる際には、丁寧に自分の名刺をお渡しして、「〇〇と申します。確かにお伝えいたします(承りました)。」と対応するのも、礼儀正しくてよろしいと思います。

加えましてこれは、私のフロント経験から申し上げますが、受付の仕事は、お客様のお顔と、お名前、社名を正しく覚えることですね。
次に来社された時に、すぐにお名前がわかるように「自分のノート」に訪問者のお名前、社名、名指人をメモしておき、この習慣が大いに接客に役立ちました。
(名刺を見て一瞬で 相手の社名とお名前を暗記するのは、訓練ですよね)


いずれにしましても、「名刺」というのは相手の方の分身です。
いつも大切に扱うことを心がけましょう。