不在理由の伝え方の基準は？

スキル・資格マナー 2010/11/26 09:43

上司がお客様と打ち合わせ中に、他のお客様がいらっしゃったとき「来客中です」
と伝えるのは失礼でしょうか。特にアポなしで「近くまで来たからご挨拶に寄っ
た」という方に対して、違和感なく「来客中ですので・・・」と言っています。
以前、「会議中」「打ち合わせ中」は自分たちのことを優先してるみたいでよく
ないと言われたことがあり、会議や打ち合わせに入っているときは、「席を外して
います」や「外出しています」と答えるようにしています。
私の職場では、あまり意識せず、電話のときも「ただ今来客中ですので・・・」
と言っています。どこまで、伝えたらいいのか基準がよく分かりません。
何か基準があるなら教えていただきたいと思います。

スノー2250さん（島根県 / 女性 / 30歳）

回答：1件

専門家

竹上順子
研修講師

相手に敬意を払いながら、お客様視点で考えましょう

2010/11/26 18:50 詳細リンク

: (5.0)

こんにちは、スノウ2250さん。
インタープロスの竹上順子と申します。

不在の理由を伝える基準は、相手に失礼がないように、敬意を表現することと、不安を
与えないようにすることです。

例えば、名指し人が遅刻してきている場合、電話でそのまま「遅刻していて１０時には
来ます」とは伝えないですよね。相手の方は名指し人に仕事を任せることが不安になる
かもしれません。
事実をそのまま伝えるのではなく、伝える範囲を考えましょう。
この場合ですと「本日は１０時に出社の予定でございます」や「ただ今外出致しており
ます。１０時には戻る予定です。」と不在の理由を伝えるのがよいでしょう。

スノウ2250さんがおっしゃるように、「会議中」「打ち合わせ中」は社内のことを優先
している印象を相手に与えてしまいます。「来客中」というと、目の前の方、電話をか
けてくださっている方も「お客様」ですので、「他のお客様を優先している」と感じる
方もいらっしゃいます。そのため、「ただ今席をはずしております」や、席を外す時間
が３０分以上になるようでしたら「外出いたしております」などとお伝えするのがよい
でしょう。

相手に敬意を払いながら、お客様視点で考えると失礼がないですね。