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新入社員への電話応対指導の仕方

スキル・資格 ビジネススキル 2018/03/30 11:40

今年も新入社員がうちの部署に入る予定です。入ったら、電話に出て貰うように指示を出したいと考えています。取り次ぎまで上手く出来るようになってもらいたいと思うのですが、どのように指導をしたら良いのでしょうか。教えて下さい。

スノー2250さん ( 島根県 / 女性 / 37歳 )

回答:1件

流れに沿って、明るく出ましょう

2018/03/30 11:45 詳細リンク

スノー2250さん。こんにちは。
新入社員が入って来られる春の季節ですね。
今回のお悩みは新入社員の方に電話応対の大切さと具体的なやり方を指導する時の方法ですね。

電話は目の前にいない相手とのコミュニケーションですので、声の印象が会社全体のイメージを決定づけ、その先の様々なやりとりにも影響します。明るいハキハキとした口調は会社全体が明るく感じられ、仕事への意欲と提供するサービスのクオリティの高さを伝えます。

まず、出る時です。
明るさを表現するためには、第一声を「ソ音」発声し、笑顔で出ます。そして、口を縦横にしっかりと開くと、ハキハキとした口調となります。この時、姿勢を正し、対面している方に言うように発声すると明るい声が届きます。
名乗りは、【あいさつ→社名と所属→名前】の順に言います。
明るいソ音で「ありがとうございます。(社名・部署)の(名前)でございます」と第一声で出ると、あとに続く言葉も明るく、聞き取りやすくなります。
そして、相手が名前を名乗られたら、メモをしながら「(社名)の(名前)様ですね。いつもお世話になっております」と復唱と挨拶をします。
その後、名指し人の名前を言われたら、「はい、(名前)ですね。ただ今代わります。少々、お待ちくださいませ」という伝え方をします。

この流れを覚えておくと、徐々にご自身の抑揚も入れることが出来、気持ちを向けた応対が出来るようになります。型から入り、そこにマインドを入れ込んでいくこともこの時期は大切です。まずはしっかりと型を覚え、自在に応用できるための基盤固めをしましょう。

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回答専門家

竹上 順子
竹上 順子
(研修講師)
代表取締役
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