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メールの書き方について

スキル・資格 マナー 2011/03/11 13:21

メールの書き方について教えてください。
会社の後輩で、メールの送信文に相手の会社名やお名前を書かず
にいきなり「いつもお世話になっております。(会社名)の(名前)
です。」から始める社員がいます。
「まずは宛名を最初に書いて、署名を最後に書くもの」と注意した
ところ「最後に自分の名前を書いたら、最後まで読まないと誰から
のメールかわからないじゃないですか。」「電話だとこの始まり方
なのに、メールはこれだといけないんですか」と反論されました。

間違っているのは彼のはずなのに、適切な返答ができず、「一般常
識として、メールでは宛名を最初に書くものだから・・・」としか
言えませんでした。
持論がある後輩は納得してない様子。納得させる説明はないもので
しょうか。

真夏の小夏さん ( 島根県 / 女性 / 44歳 )

回答:2件

メールは「ビジネス文書」のひとつです

2011/03/11 13:55 詳細リンク

こんにちは、真夏の小夏さん。インタープロスの竹上順子と申します。

メールは「電話」と同類ではなく「ビジネス文書」の扱いです。
そのためまず「宛名」を最初に書きます。誰宛に出している文書なのか
を明確にするため、ビジネス文書では「宛名」を始めに書くのです。
後輩の方がおっしゃるように、長文で読み進めないと誰からのメールか
分からない場合や、初めてメールを送るという場合には気配りが必要で
す。
自己紹介を兼ねて「いつもお世話になっております(初めてメールをお
送りします)。(会社名)の(名前)です。」という一文を本文の始め
に書くと、誰からのメールなのか分かりやすいですね。

「決まりだから」「みんなそうしてるから」では、説得力は低くなって
しまいます。
相手の方が納得していない状態では定着させていくことは難しいですね。

指摘や注意をするときは、「なぜなのか」という理由を正しく伝えると
納得感が高まりますので、参考にしていただけると幸いです。

ビジネス
会社
名前
会社名
後輩

回答専門家

竹上 順子
竹上 順子
(研修講師)
代表取締役
0859-37-0770
※お電話の際は「"プロファイル"を見た」とお伝え下さい。

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佐野 由美子 専門家

佐野 由美子
ビジネススキル講師、マナー講師

1 good

正しいビジネスメールのマナー

2011/03/11 14:46 詳細リンク

真夏の小夏さん、いつもためになるご質問をお寄せいただき、ありがとうございます。

ビジネスマナーを教えている佐野と申します。


さて、今回のお悩みもまさに納得です。
最近の新人たちは、ビジネスマナーの中でも、メールの書き方をあまりにも知らなくて困りますね!
私も社員教育をしていて、今まさに、この「メール」に関しての意識改革に苦労をしております。
若者世代の偏ったパソコン依存は、入社時にきっちりと直さないといけない項目です。


ビジネス上での正しいメールの書き方は、小夏さんの指導された通りです。

1 相手の会社名、所属部署(肩書き)、お名前は、必ず始めに書く
2 自分の署名は、必ず最後に書く(会社名、部署、名前、電話、アドレスなど)


もちろん、理由が必ずあります。

〔1〕送信相手(送信先)のミスを防ぐ

アルファベット一つで「加藤様」と「佐藤様」の誤送信が起こり得ます。

〔2〕誰が読むかわからない場合もあります

小さい事業所や店舗では、ひとつのアドレスを複数の社員が使っています。
誰宛に届いたメールなのかを明記するのは、基本マナーです。


〔3〕自分の署名を最後にきちんと入れるのも、最低限のマナーです。

ビジネス文は個人でなく「会社の代表」として書くものです。
正式な社名や、名前を相手は必要としています。
詳細を電話で確認したい事も多いものです。電話番号も明記が必要です。


以上のような理由で、ビジネスメールのルールは存在します。


「メール」の落とし穴は、一方的な送信ツールであることです。
直接その場で会話ができない分、失礼なミスや不親切で、せっかくの信頼を損ねる事のないように、これからも自信をもってメールの正しいマナーを教えて下さいね。

補足

社内のビジネスメールのフォーマット(雛型)を作っておかれることをお勧めいたします。

会社
パソコン
社員教育
ビジネスマナー

回答専門家

佐野 由美子
佐野 由美子
(ビジネススキル講師、マナー講師)
有限会社カメリアエンタープライズ 代表取締役

「企業のイメージアップ」と「サービス力向上」は人材教育から

良い「接客」と「ホスピタリティ」は、確かな「ビジネスマナー」が土台。名刺の使い方から、アポイントの取り方まで、「プロを育てる」ための丁寧な実務指導にこだわります。自分自身の25年以上の接客経験が、現場の方々からも共感をいただいております。

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