正しいビジネスメールのマナー

真夏の小夏さん、いつもためになるご質問をお寄せいただき、ありがとうございます。

ビジネスマナーを教えている佐野と申します。


さて、今回のお悩みもまさに納得です。
最近の新人たちは、ビジネスマナーの中でも、メールの書き方をあまりにも知らなくて困りますね！
私も社員教育をしていて、今まさに、この「メール」に関しての意識改革に苦労をしております。
若者世代の偏ったパソコン依存は、入社時にきっちりと直さないといけない項目です。


ビジネス上での正しいメールの書き方は、小夏さんの指導された通りです。

　　１　相手の会社名、所属部署（肩書き）、お名前は、必ず始めに書く
　　２　自分の署名は、必ず最後に書く（会社名、部署、名前、電話、アドレスなど）


もちろん、理由が必ずあります。

　　〔１〕送信相手（送信先）のミスを防ぐ
　　　　　　
　　　　　　　アルファベット一つで「加藤様」と「佐藤様」の誤送信が起こり得ます。

　　〔２〕誰が読むかわからない場合もあります
　　　　　　　　　
　　　　　　　小さい事業所や店舗では、ひとつのアドレスを複数の社員が使っています。
　　　　　　　誰宛に届いたメールなのかを明記するのは、基本マナーです。


　　〔３〕自分の署名を最後にきちんと入れるのも、最低限のマナーです。
　　　　　　　
　　　　　　　ビジネス文は個人でなく「会社の代表」として書くものです。
　　　　　　　正式な社名や、名前を相手は必要としています。
　　　　　　　詳細を電話で確認したい事も多いものです。電話番号も明記が必要です。


以上のような理由で、ビジネスメールのルールは存在します。


「メール」の落とし穴は、一方的な送信ツールであることです。
直接その場で会話ができない分、失礼なミスや不親切で、せっかくの信頼を損ねる事のないように、これからも自信をもってメールの正しいマナーを教えて下さいね。