待ち合わせ時間になっても来ないと連絡があった時

スキル・資格マナー 2014/08/12 10:52

この前、取引先の方から「時間になっても○○さんが来ないんだけど、携帯番号を教えてくれないかな」と電話がかかってきました。
新規の取引先の方で、最近やり取りをしている方であることを知っていたので、連絡先を教えても良いのかなと思ったのですが、
個人の携帯を使用していますので、この場合勝手に教えても良いのかと悩みました。
この時は、たまたま電話で話をしている間に、電車が遅れて担当者が取引先のところに到着したらしく、携帯番号を伝える必要が
なくなったのですが、同じ様な事が次あった時のために、教えてください。

スノー2250さん（島根県 / 女性 / 33歳）

回答：1件

専門家

竹上順子
研修講師

電話番号は伝えずに、折り返し連絡することを申し出ましょう

2014/08/12 10:57 詳細リンク

急な雨や台風などの影響で交通機関のダイヤが乱れることがありますよね。不可効力と
はいえ、約束の時間が過ぎてしまうと相手も心配されますので、移動は余裕を持って動
けるようにしておきたいですね。
では今回のように取引先の方からの問い合わせで、連絡先を教えて欲しいと言われた場合ですが、基本的には電話番号は相手に伝えず、「折り返し、こちらからご連絡致します」と伝えましょう。
個人の携帯電話の番号は個人宅の住所や電話番号と同じ扱いですので、個人情報です。その番号が公開されると、その携帯電話を使う限りどこでも職場の扱いになります。
ですので、個人の携帯電話の番号は本人の承諾なしに、取引先には伝えず、社内で連絡を取るようにしましょう。
そして、担当者が移動中の場合、電話をかけた時も、担当者からお客様へ電話をしても
らうのではなく、あなたが中継役をすることが大切です。
例えば、今回のように電車で移動中の場合、ひそひそ声での会話となったり、途中で電
波が途切れたりするなども考えられ、十分に状況が伝わらず、失礼な対応になってしま
うこともあります。

今回のような場合、以下の手順で行ってみましょう。
取引先から「待ち合わせ時間になっても担当者が来ないので、連絡先を教えて欲しい」と言われた
１）取引先の方にお詫びをし、こちらからご連絡する旨を伝える
※この時に、先方の連絡先を伺います
２）担当者に、現在の状況と到着予定時間を確認する
３）担当者に代わって取引先へ現在の状況と到着予定時間を告げ、お詫びする
４）担当者に取引先の反応を伝える
携帯電話は、とても便利なビジネスツールです。その良さを活かし、お客様とのより深い信頼関係を築くための気働きをしましょう。