対象:マナー
回答:1件
打合せ中のお客様に失礼をお詫びしてから、上司にメモを渡す
こんにちは、スノウ2250さん。
上司や担当者がお客様と打合せ中に、電話がかかってくる機会は沢山ありますね。
名指し人が不在の場合は、代案として
1.折り返しご連絡する、2.伝言を承る、3.用件が分かる他の方に代わる
など状況に合わせて対応をしていきます。しかし、今回のスノウ2250さんの「早急に
対応しなければならない用件」の場合は、すぐに名指し人に(今回の場合は上司の方)
伝え、判断を仰ぐ必要があります。自己判断で行動しないようにしましょう。
電話を保留にして、メモで知らせる場合の手順は次の通りです。
1.入室してすぐ、お客様にお詫びをする「お話し中、申し訳ございません」
2.上司に電話の内容や相手の名前を言葉で言わずに、メモを渡し、急がれている
ことを記す
3.上司の指示を仰ぐ です。
応接室に入った時、まずお越しいただいているお客様に「お話し中、申し訳ございませ
ん」と、話を遮る失礼をお詫びします。
その後に、上司に近づき小さな声で「課長、お電話がありました」や「課長、お願いし
ます」など言いながら用件を書いたメモを渡します。お客様の前では、伝言内容や電話
をかけられた方のお名前は言いません。そして、その場で上司の指示を静かに待ちます。
その後、上司からの指示によって、スノウ2250さんが上司の代理で電話に出て、伝言内
容や折り返し上司から電話をしますなどを伝えます。
緊急度の高い場合は、来客中のお客様をお待たせしたまま、上司が一旦応接室から出て
対応されることもあります。
「お越しいただくお客様」、「お電話をいただくお客様」共に大切なお客様です。
状況に合わせてベストな応対が出来るように気配りをし、お客様と上司のかけ橋になり
ましょう。
回答専門家
- 竹上 順子
- (研修講師)
- 代表取締役
We’ll move into action For you・・・
変化する時代の中にあっても、 不変である“心の豊かさの実感” と“成長できる喜び”を、仕事を通じて実現していきます。先人の教えを現代の求めに応じて変化させ、社名の考え方、双方向(Interactive)繁栄(Prosperity)を実現します。
(現在のポイント:-pt)
このQ&Aに類似したQ&A
表示中のコンテンツに関連する専門家サービスランキング