忘れてしまいます

Tomoyasuさん、男心と女心の通訳者＆離婚回避・夫婦円満の専門家中村はるみです。
私の友人に中小企業コンサルをしている高倉さんと、グローバル企業で１５カ国から資材を買い付ける商談している多部田氏がいます。その方たちの誰でもできる事務改善の仕事術です。

この有料コンサルは高額商品です。お金を支払ったと考え試しましょう。

することは、仕事をする前のTomoyasuさんの頭の中の整理です。
最初は４時間ぐらい整理にかかります。これはご自宅しましょう。その後は、会社で毎朝５分の更新済みます。

１・会社の仕事の流れを掴みましょう
Ａ４紙を４枚用意し、１枚ずつ年間・一カ月・一週間・一日の会社の仕事の流れを書き込みます。全て思いださなくてもＯＫです。思いだしたら書きこんでいきましょう。

２・全ての仕事を頭の中から出しましょう
全ての仕事を１案件に対して１枚のポストイットに書きます。
ポストイットには仕事の期限と所要時間も書きます。
案件の書き方は誰が、誰に、何を、どこで、いつまでに、なぜ、どうやって、どの位するか？量も書きます。
電話を受けたらその都度、ポストイットに書き込みます。

３・Ａ４紙に大きく十字線を書き、図を作ります。
縦線の上の端は重要度が高い⇔下の端は重要度が低いと書き込みます。
横線の左側は緊急度が高い⇔右側は低いと書き込みます。これで縦軸と横軸ができました。

《仕事を書きこんだポストイット》をこの図に添って貼ります。
重要度が高くって緊急度が高い仕事は上左に来るはずです。急がなくって重要でない仕事は右下にきます。この場所の仕事はTomoyasuさんの自己満足の仕事かもしれません。
所要時間５分以内で出来る仕事はパソコンに貼り直ぐしましょう。終えたポストイットは捨てます。

４・一案件の仕事の準備表を作りましょう。
１枚のポストイットで時間がかかるモノは大抵用意するモノがあります。
その期限と時間も記入できるリスト表を作り準備品を用意します。
この準備品も時間がかかるモノは同じようにリストを作り、準備品を用意し仕事をします。

５・毎朝、ポストイットの更新を５分でしましょう
毎朝、終わったポストイットは捨て新しい仕事をポストイットに書き更新します。この繰り返しで一日の仕事を把握でき忘れません。

文章では解り辛いですが、あなたの可能性を掘り起こす価値は充分にあるはずです。

お気持ちよくわかります。私もとてもうっかり屋なので、取りこぼしのないように気をつけています。
特に私が行っていた司会業では、一期一会で時間を取り戻せないため、ちょっとしたうっかり、忘れていた…ということが命取りになります。
ご希望のコメントやご案内が追加で増えたり、直前で肩書きや進行が変更になったりとバタバタしますが、それでも混乱せずひとつの取りこぼしも起こさないように神経を研ぎ澄ましています。タイミングがずれて後ほどや後日お伝えということが不可能なケースが多いため、契約不履行になりクレームになってしまうからです。


私がしていることはタイムスケジュールに起こすことです。
優先順位を決めると同時に、自分なりのタイムスケジュールを決めます。やらなければいけない案件一つ一つをこれは○分、これは○分と所要時間をブロック分けし、そのブロックをパズルのように当てはめるのです。
そうすることで横から別業務が入ったりや突発的なことが起こった時にそのパズルのピースを動かすだけで組み替えられるので整理がつきやすいです。


またそれは必ず見るものでないと意味がありません。手帳であればこの時間とこの時間に作業進捗状況を確認するために手帳を開くという癖つけが必要です。
可能であれば目に付くところに貼るのも良いですね。


案件は付箋に書き、できた物から破棄するスタイルをよく耳にします。それでもいいですし、私は書き出して、できたものの上にOKと大きく書いていくスタイルが症に合うようです。
最後に取りこぼしがないことが一目でわかりますので確認もしやすいです。一日が終わった時にOKの紙をすべて破棄します。


うっかり予防には確認が一番です。お互い頑張りましょう！