時間帯、場所の工夫とサブミーティング

数人までなら話しやすくても、7〜8人以上になると、聞く人の視線や、職位または立場の違いが気になってしまい、活発な発言が出にくくなってしまうことはよくあります。

こんな時は、会議に参加している「人」に対してではなく、出された「意見」に対して討議を展開していく、というスタントを作り出すことが大切だと思います。

まずは、会議の時間帯や開催場所を工夫してみてはいかがでしょうか。

リラックスした雰囲気を出すには、コーヒーを片手に、立ったままディカッションする、という方法もあるでしょう。

また、朝の30分、という限られた短い時間で目標の内容を話し合う、というようにスピードアップを図るというのもいいかもしれません。


ビジネスコミュニケーションのコンサルテーションで、このような対策をご提案しています。ご参考になればと思います。

■オンラインによる事前発言
1.　事前にアジェンダをメールで配信し、各自それに対する意見、コメントをメールで議長が集めて、議事進行の流れに沿って整理しておく。

2.　実際の会議の場で、その意見を議長が紹介する形式で進めていく。議長がクッションになって発言者が直接矢面に立つことが避けられ、また議長がその意見に対しての建設的な発言を促すことで会議を活発化させる。

■小グループでのサブミーティングの開催
1.　予め、小グループに分かれて、事前ミーティングを開催し、提案をまとめておく。

2.　本会議では、小グループの代表者が少数意見の紹介も含め、発表してもらう。

事前ミーティングはメールや電話等でもOKで、要は少人数での話し易い雰囲気の場で意見を出してもらうことが大切です。