掛けてくださった方にも、取り次ぐ方にも気配りを

はじめまして、ｼﾞｬｯｷｰさん。
インタープロスの竹上順子と申します。

電話は相手の顔が見えませんので、聞き取れないときには困ってしまいますね。
その分、お電話でのやり取りには気配りが必要です。

相手の方にお名前を聞き返すのは２度までとしましょう。
しつこく聞き返すと、相手の方もうんざりなさいます。

１．「恐れ入ります、少々お電話が遠いようでございます。」と最初に言い、その後
　「恐れ入ります、もう一度お名前をお伺いできますでしょうか。」とお伺いしましょう。

２．聞き取れなかった場合、聞こえた音から予想して、気持ち大きめの声で復唱しましょう。
　「タナ」と聞こえたなら「タナカ様ですね」という具合です。
　もし間違っていたら、相手の方は正しいお名前を言ってくださるはずです。
　その場合、「大変失礼致しました」とお詫びをすることが大切ですね。
　
３．やむを得ず、聞き取れないまま取次ぎをしなければならないときは、声の特徴を一緒に伝えて取り次ぎましょう。
　「３０代後半から４０代ぐらいの女性です。高めの声、早口でタナカ様と聞こえました。」
　もちろん、取り次ぐ方に
　「申し訳ありません、お名前が聞き取れませんでした。」とお詫びを忘れずに。


ちょっとした気配りで会社全体の印象がグッと良くなります。
電話応対を見方に付けて、会社の良いイメージを社外の方にお伝えしましょう。