BPRを活用して営業部門を強化したい

ITによる業務改革 でよくありがちなのは、このツールやサービスを適用することを最初に決めてしまい、現在の業務を多少強引に当てはめてしまう方法です。
たしかに、多くの企業での導入実績があるツールやサービスを当てはめることで、多くのメリットを享受することは出来るかもしれません。
しかし、その前に現状分析を行い、今の業務フローで何が問題なのか、どこを改善すれば良くなるのかという課題を洗い出しておくことを強くお勧めします。
その上で、ツールやサービスを比較検討してください。メリットが多いけれども、最大の課題点は置き去りになってしまったということにならないように。

そのために、ぜひ、現状分析の段階で信頼できるコンサルタントを入れて検討するといいと思います。業者のコンサルタントではなく、中立的立場、クライアント側に立てるのコンサルタント（アドバイザー）です。

また、現状の業務フロー図を作成し、検討メンバーが同じ資料を目で見ながら検討することが大事です。頭の中にあることは他人は理解にしくいですから。同じ資料を見て、書き込みながら議論を進めていくと良いですよ。

戦略が必要です。プロセス視点のBPRは有効かと思います。
財務の視点、顧客の視点、業務の視点、人材の視点から戦略を構築してください。
まずは戦略あってのITになります。

実際にIT化をする場合は、要件定義を十分行ってください。
ここが曖昧なIT化は失敗します。要件定義は業者任せにせずに一緒に検討・作成することを進めます。

ご質問の内容でしたら、SFA(sales force automation)と呼ばれるソフトを導入されることが良いと思います。

SFAとは、グループウェアを営業活動向けに発展させたようなソフトウェアで、簡単に言いますと営業日報システムです。具体的には、営業案件をシステムに登録し、営業活動のステップ毎にやるべき事やチェックべき項目を担当者や上司が確認できるソフトウェアです。

優れているところは、企業ごとに違う営業プロセスを自社に合わせてカスタマイズできる点で、それは模範的な営業マンのプロセスを全員が共有できるということでもあります。

例えば、初回の商談時に聞くべき項目もあらかじめ確認することができ、商談後には聞いた内容や結果が入力できるようになっています。結果や進捗状況は、部門内や上司に共有できますし、類似するような商談ケースがあれば過去の資料を共有することもできます。

その結果、自社の営業プロセスで押さえるべきポイントが共有できますので、新人営業マンが多いような会社には特に有効なソフトウェアだと思います。

導入にあたって注意したい点ですが、
1.導入作業はベンダー任せにしない。業務調査がもっとも重要。
2.変更を想定し柔軟にカスタマイズできるソフトウェアを選択する
3.会議資料をこのソフトで代替するなど、部長、役員クラスが率先して使うこと

簡単ではありますが、ご参考になれば幸いです。

こんばんは!営業コンサルタントの保科です!
IT業界出身です。

ご質問は大きく3つアプローチ・方向性があると思います。
(3つとも経験アリ)

*1 ITを使ったマーケティング強化
**狙い:新規顧客・新規案件増

顧客拡大、ITによる業務改革、アプローチです。
下記を組み合わせます。

・Webマーケティング(インターネット、ホームページ)
・メールマーケティング
・モバイル(携帯)マーケティング

**ポイント:複数の業者を上手に使う
意外と奥が深く、それぞれの世界で専門が違います。
1社に丸投げせず、ある程度自社でコントロールしうまく複数業者を使うと良いです。

*2 コールセンターやデータベースの活用
**狙い:既存顧客への販売強化
BPR的なアプローチで、CRMと言います。
下記を実施します。

・顧客データベースの活用
・DM、メール等の販売促進
・コールセンター設置

顧客リストが沢山ある企業に向いています。

**ポイント:営業部門へのフォロー
営業の進め方が変わるので、営業部門から抵抗が起こる場合があり。
「営業マンのリストラではなく、営業を強化するのだ。」、と社内への説明・調整が必要です。

*3 営業支援システム(SFA)導入
**狙い:営業レポートの活用、営業の標準化
営業部門の強化、BPR、アプローチです。
営業の勝パターンが見えていて、大きい会社に向いています。
下記を実施します。

・SFAソフトの導入
・上記のレポート分析
・レポートの結果反映
・営業手法の標準化

**ポイント:TOPが社内をリードする
データが入力されていないと役に立ちません。
営業マンがデータ入力を嫌がるので(稼動が一時的にアップ)
経営TOPが社内を率先、営業TOPが利用促進指導を継続して行ってください。

*事例を良く調べて
上記3パターンは、大手中小、業種、業態、それぞれに事例が豊富に世に出回っています。
提供している企業も多いですので、事例を良く検討されると良いでしょう。

参考になれば幸いです。がんばってください!

企業改革において、既存の組織やビジネスルールを抜本的に見直し、プロセスの視点で職務、業務フロー、管理機構、情報システムを再設計(リエンジニアリング)するというコンセプト。

この説明をウエブ検索の「アットマークIT」で知りました。これを手がかりにして現在の私の仕事とつなげてみました。

―― 私は「''ISOマネジメントシステム''」と''日本のもの作り''のための「''安全操業''/''技術伝承''」を得意とする「技術コンサルタント」ですが、その一方で「''事業戦略策定''」を得意とする「経営コンサルタント」(中小企業診断士)という一面をもっています。とくに「''事業転換戦略''」を得意とします。

''ISOマネジメントシステム''の中には、既存組織やビジネスルールを見直すという要素が求められています。

―― その見直しのためには、現状把握が必要です。最初に現在の組織とルールがどうなっているかを調査します。 これが必須です。

現状把握の方法としてフロー図を作成します。

部署名を横にとり、機能を縦にとり、上から下へと情報の流れを図に描きます。情報の流れはすなわち業務の流れです。受注⇒設計⇒購買⇒加工⇒検査⇒保管⇒輸送⇒納品⇒アフターサービスという流れです。

まずはいつもこの通りに実施しているかどうかを確認します。この確認がおわったら、問題点を摘出します。

ムダ、ムリ、ムラはないか?
と、現状分析します。

その結果を受けて対策、SCRSを実施します。すなわち、Simplification(単純化)、Combination(結合化)、Reduction(減少化)、Specialization(専業化)です。

以上は、「BPRを利用して営業部門を強化したい」というニーズに対して、私ならこのように指導するという例としてみてください。

今回この御質問を契機として私も「アットマークIT」のホームページを開いて勉強しました。感謝します。

*「4Cs」を活用すると便利

「営業を科学する」視点から考えますと、SFAシステムが有効だと思います。
この内容につきましては、他の専門家の方が回答しておられるので、重複を避ける意味から、
ここでは割愛いたします。

後方事務なども含めた営業部門全体の業務改革(BPR)を検討されるならば、「4Cs」という
フレームワークを知っておられると便利です。

この枠組みを活用することで、検討のヌケ・モレを防ぐことができ、網羅的に改善機会を見つ
けることができます。具体的には、以下のとおりです。

''Cut(廃止)''
- 人手でやっている業務をシステム導入により自動化する
- 形骸化されている「不要な業務」をやめる

''Convert(移管)''
- 業務を標準化/マニュアル化して、単価の安い人にやってもらう
- 業務をよく知っている人にやってもらう(外部委託など)
- 取引先や顧客等、自社と外部との重複を排除する

''Create(新設)''
- 上流工程にチェック機能を設定し、下流工程での問題発生を防ぐ
- 新たな工程を付加することで、業務そのものを軽減/廃止する

''Combine(集約)''
- 工数を平準化する
- 専門化することで効率や品質を向上する


*気をつけるべきこと
業務フロー図には、実務を回していくために必要な「情報共有」「助け合い」「イレギュラーを
こなす柔軟性」といったものを表すことはできません。

この結果、何が起こるのでしょうか?

こうした可視化できない仕事がり捨てられ、スリム化された業務と体制が出来上がり、人が削減
されます。短期的には業務コストが下がり、企業としては成果がでますが、こうした効果は長続
きしません。

BPR後に、一人当たりの事務量が増大し、人が疲弊している組織はたくさんあり、そうした組織
では、昔なら当たり前にできたことが、機能しなくなってきております。

こうならぬよう現場の納得感を醸成しながら合理化・効率化を推進していただけると幸いです。