備える会計帳簿について

こんにちは、税理士の篠崎です。

ご質問は、会計ソフトに直接入力して、その出力帳票をもって会社で備え置く会計帳簿となり得るか?と言うことですね。
結論から申しますと、出力帳票をもって会計帳簿となり得ます。

ただし、会計ソフトに入力する際に、何処で・何を買ったかを入力するなど一定の要件を満たさなければいけません。これは、手書きの帳面(例えば、現金出納帳など)に記入する場合も同じです。交際費などは、どんな人と何人で行ったのかを、帳簿または領収証にメモしておく必要があります。

また、現金出納帳などは手書きの方がメリットもあったりします。例えば、小口現金を用意してそこから日々の文房具代、切手代を支払う際に、いちいち会計ソフトを立ち上げて入力する手間があります。それに、現金出納帳を持っていないと、預金から引き出したお金なのに公私混同して、会社の預金から個人の財布に入ってしまって、決算の際に現金が実際の残高より多額に帳簿に記載されていることもあります。

あとは、他人が経理をする場合などは、小口現金を10万円とか5万円とか決めて、そこから切手代など少額な費用を払って、小口現金出納帳を手書きで書くのも良いでしょう。

いずれにしても、今はパソコンの時代なので、会計ソフトの出力帳票をもって会計帳簿となります。

電子帳簿と、帳簿等の保存年数について補足させていただきます。

帳簿類は出力して7年間保存することが義務付けられていますが、「電子データ保存の承認申請書」(正式には、「国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書」)を所轄の税務署長提出することで、電子媒体による帳簿の保存が認められています。

税務署のためだけに元帳・現金出納帳・固定資産台帳・売掛帳・経費帳等の帳簿を紙に出力しているのであれば、「電子データ保存の承認申請書」を申請することで、ペーパレス化が図れます。

なお、「電子データ保存の承認申請書」の申請は、保存を開始する3ケ月前までとなっていますので、事業年度開始の3ケ月前、つまり3月決算であれば前年の12月までに「電子データ保存の承認申請書」を提出する必要があります。
また提出に際しては、パンフレットやマニュアルなど操作が分かるものを添付書類として添付します。


帳簿類の保存期間ですが、7年間というのは法人税の規定であり、会社法上は10年間の保存が義務付けられていますので、ご留意ください。