小笠原 隆夫(経営コンサルタント)- コラム「「バカンス中のメール自動削除」は日本企業でもできるか?」 - 専門家プロファイル

小笠原 隆夫
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オガサワラ タカオ
( 東京都 / 経営コンサルタント )
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「バカンス中のメール自動削除」は日本企業でもできるか?

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社員にやる気を出させるヒントになるエピソード集 目に留まった事 2016-12-27 08:00

 数年前のニュース記事ですが、ドイツの自動車大手ダイムラーが、社員が仕事に関わるメールを気にせずに休暇が過ごせるようにするため、休暇中の社員宛てに届くメールを自動削除するシステムを導入したという話題を目にしました。

 

 メールの送付元には「休暇中で受け取れない」との説明と、対応できる別の担当者の連絡先を知らせるメールが自動返信され、個別設定で特定の相手からのメールだけを受け取ることもできるとのことです。

 社員は休暇中にメールチェックや返信をせずに済み、休暇明けにたまったメールをチェックする必要もなくなるということでした。今もそのまま継続されているのか、調べた範囲では残念ながらわかりませんでしたが、システム導入までしていますから、そう簡単にやめられるものではないでしょう。

 

 私がこの話題を見たときに初めに感じたのは、「先進的な働き方といわれるドイツでさえも、ここまでの対応をしなければ落ち着いて休めないのか」ということでした。

 

 最近はスマートフォンやタブレットなどのモバイル機器、メールやチャットなどのITツールの普及により、どこにいても仕事ができて効率的という反面、時間や場所を問わずに仕事がどこまででも追いかけてくるようになってしまうことがあります。

 

 私のように独立して仕事をしていて、スケジュールをすべて自己管理できる立場であればメリットの方が大きいと思いますが、組織に属して社員として働いている人たちにとっては、仕事か否かのケジメがあいまいになり、実はデメリットの方が大きいのかもしれません。

 

 日本の企業は休暇の消化率もまだまだ低いですし、長時間労働や休まないことを良しとするような風潮もまだまだ存在します。長期の休暇ともなれば、「休暇中も電話やメールに対応できるようにしておくこと」などと指示するような会社もたくさんあるのではないでしょうか。

 ITの進化で確かに便利で効率的にはなったものの、「きちんと休む」ということは、逆にやりにくくなった面があると思います。

 

 さらにそれが日本ではなく、短い労働時間で効率的に働き、休む時はしっかり休むことが社会に根付いているドイツでさえ、IT活用によるワークスタイルの変化とともに、個人の時間に仕事が入り込みやすくなってしまっているということでしょう。

 

 休暇中のメール自動削除は、日本人的な感覚で見ればかなり思い切った対応で、人によっては常識外れと捉えるかもしれません。

 しかし、メールの相手には休暇中であることと、別の対応窓口を知らせる訳ですから、休みの社員がいた際に一般的に行っている対応と大差なく、単にそれをシステム化しただけということです。

 

 さらに休暇中にもメール対応を求めたとすると、その際の対応方法は基本的に本人任せということになります。返信をするかしないか、いつするのか、どんな内容で返信するのかは、本人の判断次第でまちまちになるでしょう。

 これをシステム化することで個人差が出ないと考えれば、顧客に対してはむしろ誠実な対応と言えるかもしれません。

 

 しかし、同じようなシステム化を日本でやろうとしても、仕事の分業ができておらずに属人化していることも多いという点から、そう簡単にはできないように思います。職業観や個人の働き方、社会の仕組み以外にも、入り組んで絡み合った様々な問題があります。

 

 こんなことを見ても、日本とドイツでの働き方の意識や環境の違いは、思った以上に大きいのかもしれません。


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