就業規則と会社規定書の違い

KAZBEATさん、ご相談ありがとうございます。
ご質問の趣旨は、就業規則と社内規程を改定するための要件、手順および留意点についてアドバイスが欲しいということですね。

本題に入る前に「規定」と「規程」の定義について整理したいと思います。「規定」は1つ1つの条文であり、通常「第○条の規定」といったように用いられます。一方、「規程」はこれを取りまとめて１つの規則としたものです。例えば取締役会のルールを定める場合、個々の条文が規定となり、これをまとめられたものが取締役会規程になるイメージです。
このような性質の違いを踏まえ、以下、「就業規則」と「社内規程」について触れたいと思います。

１）就業規則とは
就業規則も広い意味では社内規程の一つとなります。就業規則は、就業に関するルールを定めているものであり、労働時間、賃金などの労働条件や職場の服務規程など会社と社員の間の取決めを定めて書面にしたものです。会社と社員がお互いの権利・義務を果たしながら、会社を発展することを目的として定められます。
事業場で働く労働者の数が、常態として10人以上あれば、事業主は就業規則の作成が義務となります（労働基準法第89条）。この労働者には、正規社員のほか、パートタイムやアルバイトなどすべての者が含まれます。また、就業規則は、その内容が法令または当該事業場に適用される労働協約に反することができず、これらに反する就業規則は、その部分について無効とされます。10人未満である場合は就業規則の作成は任意ですが、事業主と労働者とのトラブル防止の観点から、作成することが望ましいといえます。
就業規則には、必ず記載しなければいけない事項（絶対的記載事項といいます）と、社内でルールを定めた場合は必ず記載しなければいけない事項（相対的記載事項といいます）の2種類があります。
絶対的記載事項は、次の3つがあります。A.始業および終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を2組以上に分けて交替に就業させる場合において就業時転換に関する事項、B.賃金の決定、計算および支払の方法、賃金の締切りおよび支払の時期ならびに昇給に関する事項、C.退職に関する事項（解雇を含む）
相対的記載事項は、全部で8種類の規定があります。すべてを掲載することは割愛しますが、たとえば退職手当の定めをする場合は、「適用される労働者の範囲」「退職手当の範囲」「退職手当の決定、計算および支払の方法ならびに退職手当の支払の時期」などを記載する必要があります。

２）就業規則の改定手順
就業規則の改定は原則的に事業主が行います。また労働者の意見は就業規則改定の要件ではないため、労働者の意見書だけで改定することは難しいと思われます。
就業規則を改定する場合は労働者の代表の意見を聴かなければいけません（労働基準法90条）。この労働者の代表とは、事業場ごとに労働者の過半数で組織する労働組合です。そのような労働組合が無い場合は「労働者の過半数を代表する者」の意見でもよいとされます。また、労働契約法の制約を受けるため、労働条件の改悪といった労働者が不利益となる変更を勝手に行うことはできません。
就業規則の改定は、労働基準監督署長に届け出なければいけません。その際、労働者の代表の（署名又は記名捺印がある書面の）意見書を添付する必要があります。
改定された就業規則は、労働者に通知する義務があります。具体的には、各労働者に配布する、および各職場に掲示するなどにより周知します。

３）社内規程とは
就業規則以外にも、必要に応じて任意の社内規程を作成することが可能です。
会社が小さいうちは経営者の目が社内の隅々に届きますが、事業規模が拡大して社員が増えてくると、徐々に目が届かなくなります。そのような場合に一定の基準や手順を明文化しておくために社内規程が作成されることになります。
代表的な社内規程には以下のようなものがあります。
・取締役会規程
・経理規程・勘定科目処理規程
・内部情報管理規定
・ソーシャルメディア利用規程
→最近ではフェイスブックやツイッターなどのソーシャルメディアが個人間だけではなく、企業にも広く活用されるようになってきましたが、その匿名性や広範囲にわたる情報の伝達からメリットだけではなく、その利用による企業のリスク管理も重要となっており、そのリスクに対処するため、ソーシャルメディア利用規程を策定するケースが増えています。

４）社内規程の作成手順
基本的に会社が独自に定めることができ、周知すれば労働者との合意形成は原則不要です。また、社内規程に従わなかった場合の罰則についても、法的規制に触れない範囲で会社が設定できます。
しかし、後のトラブル防止の観点から、社内規程の改訂権限も社内規程によってさだめておくことをおすすめします。
社内規程を作成する際の、一般的な流れを記載します。
A.現状把握
標準化されず非効率な業務を把握し、社内規程の要否を判断します。
B.社内規程の案出しと関連部署との調整
社内規程の必要性がある問題について、規定の草案を作成します。
あわせて関連部署と連携し、細部を微調整します。
C.社内規程の作成
できあがった草案を書類にまとめ、社内規程の体裁に整備します。
D.労働者への周知
各労働者に配布する、および各職場に掲示するなどにより周知します。

５）まとめ
KAZBEATさんのように、お勤めの職場環境について問題意識を持ち、就業規則や社内規程を整備することを検討するのはすばらしいお心掛けと感じています。できることから改善に着手されることで労働環境の向上に繋がるのではないでしょうか。

なお、以下のホームぺージもご参照のうえ、社内規程策定への理解をすすめていただければ幸いです。

〇厚生労働省ホームぺージ モデル就業規則について
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/zigyonushi/model/index.html

〇社内規程・規則の書き方（いろいろな規程のサンプルが参照できます）
https://kiteikisoku.com/