家計から立替えた出張費＆精算の管理の仕方

おはようございます。
ファイナンシャルプランナーの上津原です。

出張費をすべてカード決済されていることが分かっている場合、一番手っ取り早い方法はカードの決済明細をコピーすることです。(決済明細の原本を会社に提出する場合)
コピーをとることで、ご主人の精算もれも防ぐことができます。
コピーができない場合は、メモ帳などに記入してもよいでしょう。

Suicaなど、クレジット決済によるチャージと実際の使用とが一致しない場合は、定期的に使用明細を券売機などで印字してもらいます。

それと、カードの締日と支払い日は今一度ご確認ください。コピーをした分を締日ごとで管理することで、資金繰りの管理が楽になります。

yakkaigotoさんへ

はじめまして、個別相談専門のファイナンシャル・プランナーとして活動しています、渡辺と申します。

『何か良い方法はないでしようか?』につきまして、普段の家計支出と出張費用をリンクさせてしまうと、家計管理が思うようにできなくなってしまいます。

また、出張費用をその都度書き出していくなどということも、家計管理とは直接には関係がありませんので、煩わしいだけで現実的ではありません。

私の会員の方の中にもyakkaigotoさんと同様の方がおりますが、ご主人様の出張費用関係の口座をもう一つ開設していただき、その口座に例えば10万円など、一定額をキープしていただくようにしたください。

実際には多少の増減が発生しますが、家計管理と切り離すことで家計への影響もなくなりますし、むしろ管理はし易くなるとかんがえます。

以上、ご参考にしていただけますと幸いです。
リアルビジョン 渡辺行雄

yakkaigotoさん、ご質問ありがとうございます。
ファイナンシャル・プランナーの大間武です。

ご質問の「家計と立替の管理の仕方」についてですが、
☆ステップ1として
家計と立替を完全分離すること。

出張で使用する時もクレジットカードの引落も
会社から入金される分も家計で使用している
銀行口座以外の口座にしましょう。

☆ステップ2として
立替は家計が会社に対する債権となりますので
ご主人様にも協力していただき、

・会社へ立替を行った時の経費精算請求書類と同じものを
もらいましょう。

・また、会社の精算・請求の締め日、支払日も決まっているはずなので
その流れをご主人様に確認しましょう。

・立替金の第一管理者はご主人様
最終管理者をyakkaigotoさんとして
ご主人様に家計のほうも意識してもらいましょう。

☆ステップ3として
いただいた情報からの推測ですが
出張費用の請求〜入金までは
それほど時間がかからないようですね。
(つまり1ヶ月はかからないということです)

また、出張費用の支払はクレジットカードで行っていますので
支払までは1ヶ月以上はありますよね。

つまり、会社からはクレジットカードの引落前に
入金していただいているのに預金残高が足りないというのは
通常の生活費である家計収支が赤字で
自転車操業となっているのではないかと推測できます。

※※毎月の家計収支の分析、改善も重要な実施事項だと思います※※

以上大きく3つに分けて説明しましたが
出来るだけ早く実行に移してください。

yakkaigoto 様

初めまして、オフィス マイ エフ・ピーの吉野充巨です。

出張費の管理のポイントは、支払内容の分別、支払日と精算日の把握がポイントです。
出張費は、支払時では、自己負担(食費や土産など)と立替分(会社規定で精算するもの)、入金の際には出張手当分の管理が必要になります。このことを基本に下記の3通りの案をご検討ください。

1.家計簿はつけていらっしゃらないご様子、この機会に家計簿をスタートされては如何でしょう。
無料の家計簿ソフトで家計管理をされることをお勧めします。先般日経新聞で紹介されていたものは「我が家の家計簿がまぐち君」「うきうき家計簿」「みんなの家計簿」です。このまま検索すればすぐに判ります。
また、有料ソフトですが、マイクロソフトのマネーは各金融機関の残高と明細がダウンロードでき便利です。(預金残高がわかり、事前の処理が可能です)

2.クレジット使用明細書での管理をお勧めします。
毎月コピー又は原本に、ご主人が会社で精算した日を書き入れては如何でしょう。これにより入金予定と未清算分が判ります。その際に、ポストイットに入金予定額書き入れて貼付する。
清算手続きが遅れれば入金も遅れますが、チェックをすることで、使用日と精算日の間隔が短縮されます。

3.カード支払の領収明細書の管理をお勧めします。
出張ごとにカード支払の領収書をノート又はチラシ等の裏紙に貼付して管理します。ご主人の会社での精算毎にチェックすることで、2.と同じ効果があります。これを行うにはご主人の協力が欠かせません。

どの方法にせよ、出張で使用した本人負担分と立替分、支払日と精算日の把握が重要になります。
ご主人の協力を得て、1.2.3の何れかの採用をお勧めします。