個人情報の共同利用についてプライバシーマーク運用上の注意点

早速ご回答いただき有難うございました。こちらの言葉足らずで申し訳ありません。親会社の規定もよく読みましたが、共同利用の記載については前回の質問に書いた以上の記載は特にありません。要するに共同利用の具体的な運用について、書かれていないということになり、また、管理責任者の回答も不明瞭な部分があったので、質問させていただきました。親の規定に共同利用先に対する監査や教育の項目が無くても、また、実施の実状が無くても、情報主体に通知及び承諾を得ていれば、親のＰ更新審査は通るものなのでしょうか？たびたびの質問申し訳ありませんが、ご教授いただければ幸いです。

評価をいただき有難うございます。

saiyoutantouさん、ご質問ですが、親会社の管理責任者も判らないというのが現実かと思います。現状のPマーク審査ですが、審査工数が限られており、関連書類を見きれていないのが実態です。
その他の審査でもサンプリングですと説明するのは、これが有るからです。サンプリングが該当しなければ顕在化してきません。

なお、ポイントは今回の関連会社での利用をどのように親会社の仕組み定義しているかだと思います。親会社から見て御社は、
3.4.3.4 委託先の監督 に該当しますか？ 該当しておれば要求にある契約によって規定し、十分な個人情報の保護水準を担保しなければならない。と規定されています。
ここの委託先にたいして、何を何処までやるかは、親会社が決めていると思われます。最近はJIDECの事例が増えて来ていますのでチェックリストに定義されていると思います。定期監査も監督の一部かと考えます。

なお、3.4.3.4 委託先の監督 に該当しないようなら、直接的な審査上の影響はないかも知れません。
しかしながら、共同利用するからには、データベースや紙媒体を何らか形式で共用していると思いますので、親会社がこのリスク認識をしたうえで、どのような対策を講じているかにより、対応が違うと思われます。
現状では、これ以上の情報が無いため、コメントは出来ない状況です。
もう少し、情報が有るようならJIPDECに直接メールにて問い合わせる方法も良いかも知れません。

ご参考になれば幸いです。