初めに確認すると良いですね

スノー2250さん、こんにちは。
いつもご質問をいただき、ありがとうございます。

本来、金銭に関わるような重要書類は、誰でも見られるようなFAXで送ることは間違いです。実際に、確認もせずに見積書や請求書などを先方へFAXを送ってしまったためにトラブルになったケースは度々耳にしております。軽率な業務を起こさないに、社内でも徹底したいビジネスマナーですね。

ただし、今回のケースはちょっと違います。
相手の方が見積書をFAXしてほしい、と電話で希望されたのですから、お急ぎであられたか、他の社員様が見られても問題のない案件だったのでしょう。
自分宛よりも、すぐに現場の担当者に見せたいケースも多いものです。

こういうご依頼を受けた時には、「〇〇様宛でよろしいですか?」「FAXでお送りしても大丈夫でしょうか?」「FAXをお送りする前にお電話を入れさせていただきます」と初めに確認しておくと一番安心ですね。

あと一歩、「ただ今FAXを送らせていただきましたが、届いておりますでしょうか?」と一本電話を入れてくださる方には、きちんとした対応で信頼できる会社だなぁ、という好印象を持つものです。

信書、メール、FAXの的確な使い分けは、仕事上とても重要です。相手の方の便宜やご意向を確かめた上で、失礼のない最善の手段を選択していきましょう。