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組織の制度・仕組みは「制約」か、それとも「道具」か

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社員にやる気を出させるヒントになるエピソード集 現場の事例・私の体験

 私がお手伝いする機会が多い人事制度は、組織の仕組みの一つという位置づけです。

 組織における制度化や仕組みづくりというのは、それによって作業や手順を定型化することで、プロセスを効率化したり、質を均一に保つことを目的として行います。

 しかし、その会社の状況によっては、組織上の制度や仕組みを、自分たちの仕事上の制約や縛りという捉え方をされることがあります。

 

 制度や仕組みが確立していない中小企業の方がそんな捉え方をしがちですが、結局は自分たちが自己判断で行ってきたやり方を変えなければならないことに対して、非効率、無駄、非合理的といった言い方で拒もうとします。

 組織の制度や仕組みを、自分の仕事上の「制約」と捉え、それは面倒でやりたくないことという態度になります。その人にとって、制度で決められたことというのは、単なる作業でしかないということです。

 

 その一方で、決められた仕組みを「道具」としてうまく使いこなそうという人がいます。

 人事制度であれば、目的の一つとして、現場のマネジメントを支援するという機能があります。例えば人事制度の中に、評価面談という仕組みを設けていることがありますが、これは現場の上司部下のコミュニケーションの場作り、共通の話題作りという側面を持っています。

 

 仕組みがなければ、たくさん話すところとそうでないところに分かれてしまったり、話しても当たり障りがない雑談ばかりになったりして、評価やキャリアプランなどの肝心な話題で話す機会がないかもしれません。

 しかし、仕組みに則って実施すれば、上司自身が場作りや共通の話題作りをしなくてもよくなり、うまく使えばマネジメント効率は上がるはずです。これを理解している人は、制度や仕組みを「道具」として積極的に使おうとします。

 

 また、こういう人たちは、可能な範囲で制度運用をアレンジしながらうまく使い、制度自体をより使いやすい形に変えようと、積極的に働きかけてきます。そのおかげで制度と運用が良いサイクルで回るようになります。

 

 制度や仕組みは、「制約」という側面を確かに持っています。実際に「制度運用のための制度」のようなものが作られ、決めごとが多すぎて逆に非効率を生んでいるようなこともあります。

 それでは本末転倒ですが、組織の効率化のためには適切な制度や仕組みと、臨機応変な運用のバランスが必要です。

 

 制度や仕組みと聞くと、どうしても面倒な手続きや裁量の制約と考えがちですが、逆に制度や仕組みがまったくなければ、効率的な組織運営は難しくなります。

 

 仕組みを単なる「制約」と考えず、「道具」としてうまく利用して使いこなしていく姿勢が必要だと思います。

 

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