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閲覧数順 2017年04月26日更新

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仕事力の基礎は、Excel力(エクセルりょく)。上級編

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Excel力について最終回、今回は上級編です。
これがマスターできていれば、どこに行っても確実に重宝されるでしょう。

Excelに強い人が職場に一人でもいると、そのオフィス自体の事務効率も格段にUpします。

無駄な動作やミスを減らす

以前Microsoft社のトレーナーの方から伺ったのですが、コピー&ペーストした後に行う動作で一番多いのは、「取り消し」だそうです。

選択範囲を間違えた、値や数式のみなど貼り付け条件を間違えた等、とにかく一番多いのが「せっかく行ったことを取り消す」ことというのは、少し残念です。

とはいえ、人間のすることですからミスは完全には無くなりません。
しかしながら、ミスや無駄な動きを減らすことはできます。

よくあるのが、ミスをする→あれー、なんでこうなるのかな。おかしいな。→調べてみよう→あーわかった→あれ、何しようとしてたんだっけ?的な流れです。

色々なことをして、時には失敗をして覚えていくことは必要なのですが、作業自体のことを考えると、こういったことで時間を消費するのは避けたいところです。

そもそも「ミス」というのは、単に間違えたということだけではなく、無駄なこと・余計なことをしてしまうことで起こることも多いように思います。

こういったことを減らしていくことで自然と時短になりますが、じゃあ具体的にどうやればミスを減らせるのでしょうか?というところで、次のトピックにつながります。

マウスをできるだけ使わない、キーボード比率を上げる

そんなのできないよ。
マウスを使わないとか、ありえない。
キーボードを使ったらミスが減る?根拠ないじゃん。


そう思う人もいるかもしれません。
しかし、これは揺るぎない事実です。

私自身もそうですし、私が知っている上級者たちはマウスを殆ど使いません。
それが最も作業の効率を上げ、ミスを減らせることを知っているからです。

具体的には、「範囲を選択する」というよくある動作をマウスで行う場合、一行一列足りなかったり多かったりは日常茶飯事です。

しかし、Ctrlキーを押しながら矢印キーを押せば必ず末端まで移動できますし、更にShintキーを押しながらであれば、その範囲を選択することもできます。
これだと間違えませんし、操作を間違えたとしても「一行一列足りないという、微妙な間違い」が起こらないため、間違ってもすぐに気付くことができます。


また、表の末端まで移動するのにスクロールバーを地道にスクロールするよりも、Ctrlキーを使って端まで移動する方が圧倒的に時間の短縮になります。

短くなる時間はたかだか10
やそこらでしょうが、Excelでは、何かをするために非常に多くの動作が求められます。

例えば、例えば表を作るため
にタイトルを入力して、項目の名前を入力して、それぞれにデータを入力して、表示する書式を整えて・・・という感じでいくと、ひとつの表を作るために実は100以上の動作を行っていた、なんてことは珍しくありません。

その一つ一つの動作をミスなく時短することによって、ある人が3時間かかる作業を別の人が20分で終わらせることが出来たりするのです。

その「ミスなく時短」を実現できるのがキーボード、主にショートカットを利用した操作です。

Ctrl + V、Ctrl + C、Ctrl + X、Ctrl + Zは常識レベル、Ctrl + 矢印、Shift + 矢印およびCtrlとの併用、Alt→E→Sあたりは必修のショートカットです。

さすがにメニューバーやリボンのアイコンまでマウスを使うなとは言いませんが(上級者たちは、それにもショートカットキーを割り当てる方もいますが)、
キーボードとマウスの使用比率は最低7 : 3、できれば8 : 2くらいを目指しましょう。

これらのことを、周囲に教える

せっかく色々と効率的なことができるのですから、まわりに広めてしまいましょう。

それは必ずしも教え魔になれということではなく、ふとした雑談の中で触れたり、困っている人がいた時に助けてあげましょうということです。

これは何も博愛主義的なことだけで言っているのではなく、職場全体がイッパイイッパイになっていると、予定外のことが発生したり手戻りがあったりすると、すぐにパンクしてしまいます。雰囲気も殺伐としますし。

これが、作業効率のUpによって手早く片付くことになれば、あなたがやる予定だった仕事を他の人がやってくれたり、「半分こ」してくれるかもしれません。
作業効率が高くなれば自信もつきますので、テンパらなくなります。

結局、困っている人を助けたり自分が知っているコツを教えたりというのは、ラブ&ピース的なことを排除しても、巡り巡って自分のためになるということです。

ただ、要注意なのが「君、Excel得意なんでしょ?コレやってよ」的に自分の仕事を押し付けようとしてくる残念な人が一定数いることです。

これについては、「方法やポイントは教えるが、作業自体は手伝わない」というスタンスを貫いてください。

それでもしつこく言ってきたなら、上司に守ってもらいましょう。
守ってくれないような上司なら、そんな職場にこだわる必要はありません。
あなたは既に、どこに行っても通用するExcelマスターなのですから。

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