Excelでファイル共有を行う場合の注意事項

昨今では、Google AppsなどWebを介したデータの共有や共同編集の手段も多く世に出て、また浸透してきましたが、ファイルサーバにExcelファイルを置き、情報の共有と共同編集を行うという昔ながらの方法は健在です。

今回は、こういったケースでの注意事項について触れたいと思います。

更新履歴を取らない

これは、Excelファイルのサイズがログによって大きくなり過ぎてしまうことを防ぐことを目的としています。

というのも、更新履歴を取ってしまうと数メガまで膨らんでしまうため、Excelファイルはサイズが大きくなればなるほどファイル自体が壊れてしまうリスクが増えてしまうためです。

それに、履歴を取ったところで内容を確認することは稀ですし、望まない結果が起こってしまったとしても、犯人探しをするより取っておいたバックアップを戻して、差分を記入するほうが建設的です。

更新は、すべてを記載し終わったタイミングで行わない

これは何を意味しているかというと、すべてを書き終わったタイミングで保存してしまうと、他の人と更新がバッティングしてしまうケースが目立つようになるということです。

これは残念です。極めて残念です。
大抵は、自分で書いた内容を破棄せざるを得ない羽目になります。

これは、本当にちょっとしたことなのですが、タイトルや番号など「わかりやすい一部」を記載したタイミングで保存するのがコツです。

その日の終わり等、定期的にバックアップファイルを作成する

最近のWindowsでは、右クリックからファイルのバージョンにジャンプすることができ、以前のファイルを復元することなどもできますが、ファイル自体のコピーをとっておく方が作成しておくほうが確実です。

ただし、二重更新などにはご注意ください。

ファイルをローカルにコピーしない

誰かが掴んでいたりロックされてしまって更新できない場合などもありますが、ローカルにコピーしたり、それをサーバーのファイルに置き換えてしまうと、「どちらが正かわからない」という事態を招きます。

誰かの更新でロックされてしまっている場合などは、単にExcelの新しいブックを開いて、該当箇所だけを行貼り付けしておくとよいかと思います。

その後、少し時間をおいてロックが解除されたら、それを貼り付ければokです。
ただし、他の人が更新した内容を上書きしてしまわないよう注意しましょう。