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メールの誤送信やミスの防止について

IT全般 2014-03-26 00:00

電子メールは、既にビジネス・プライベートともに無くてはならない不可欠なものになっています。

しかし、やはり間違いや手違いというのは起こるもので、ちょっとしたことが原因で誤解を招いてしまったり、信用を失ってしまったりすることもあります。

中には、顧客に仕入れ値がバレてしまい、そのせいで値切り攻勢に遭い利益が吹っ飛んでしまった・・・なんて事故も耳にしました。

そこまではいかずとも、「愚痴を本人に送ってしまった」なんてことは想像に難くありません。

そういった事態を防ぐこと、また単純なミスやそのための再確認の手間などを減らすためのポイントについて触れたいと思います。

ファイルは、一番最初に添付する

何だよ、そんな単純なこと？

そう思うかもしれません。
しかし、だからこそ簡単にできますし、重要です。

ファイルの添付漏れは、よくあることです。
誰にでもミスはありますが、「すみません、再送します」なんてやりとりは減るに越したことはありません。

それに、一回なら誰も気にしませんが、二回目はちょっと恥ずかしいという実情もあります。

ファイルの添付後に、開いて内容を確認する

次に、添付間違いの防止です。

添付するファイル自体を間違えた、zipファイルの中身が足りなかった或いは余計なものまで入れてしまったということのないよう、気をつけたいものです。

違うファイルを添付してしまった、余計なものまで送ってしまった。

考えられるミスですが、ふとしたことで意図せず機密を漏洩してしまったり、余計なことまで知らせてしまったりすることで発生する不都合は想像もつきません。

出来る限り、来たメールに返信する

次に、宛先を間違えないための工夫です。

メールの宛先を間違えてしまうことは、かなり致命的です。

というのも、例えば「Ccに入れるべき宛先が漏れていた」なんて場合は改めて送ればよいだけの話ですが、余計な人に送ってしまったケースでは、キャンセルすることはできません。

※Exchangeサーバを導入している場合などは可能なケースもありますが、それも相手が見ないうちにキャンセルできた場合等の限定的なシチュエーションのみです

ただ、この手は「宛先を間違えないため」という目的であるため、メールのタイトルや本文に手を加えることは忘れないでください。

メールアドレスの予測候補を使わない

これも、宛先を間違わない
ためによく言われる方法の一つです。

例えば、鈴木さんのメールアドレスがsuzuki～というのはよくある話ですが、よくある名前ですから、複数人の鈴木さんとお付き合いさせて頂くこともあります。

そういった場合に、suzukiを含むアドレスが予測として候補に表示され選択することができますが、実に便利な反面、宛先を間違えてしまうことは多くあります。

これを防ぐためには、使わないことが一番です。

「いや、不便じゃん」と思われるかもしれません。
しかし、ワンミスが命取りになることを考えたとき、私は不便でも間違わない方を選択します。

メーラーの機能としてオフにできる場合は、是非オフにしましょう。

私は、上記の「基本的に、できるかぎり来たメールに返信する」と「予測候補を使わない」＝宛先をアドレス帳から一つずつ選択を徹底することで、10年以上にわたり誤送信などのミスをしていません。

「面倒くさいなぁ」と思われるかもしれませんが、100%というのは、面倒な思いの先にしかないと思っています。

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