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閲覧数順 2017年02月27日更新

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仕事力の基礎は、Excel力(エクセルりょく)。初級編

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今回は、Excel力(エクセルりょく)について書きたいと思います。

殆どのデスクワークで、触らない業種というものは殆ど存在しない、というレベルで浸透している表計算ソフトの金字塔、
Excel。

仕事ができる/できないは、コミュニケーションスキル、PCやITへの基本的理解、タスクの優先順位づけ、段取り、ホウレンソウなど様々な要素がありますが、いまや「Excelをどれだけ活用できるか」は、それらの中に含まれるほど重要なポイントであると考えています。

正直、「雑でもいいから、Excelでまとめる」や「
ささっと掻い摘んで表を作る」などがができないと、即ち仕事ができないという評価になってしまいかねないレベルです。

今回は、このExcelをどれだけ活用できるか=Excel力について、初級編として触れたいと思います。

まずは、概念を自分のものにする

何を言っているかというと、Excelというソフトウエアの本質を見よう、ということです。

わかりやすく言えば、
・Excelなどの表計算ソフトは、セルと呼ばれるマス目に「値」や「数式」などを入力する
・セルには、縦方向(行)と横方向(
)それぞれ何番目であるかによって、住所が決まっている
・「値」とは文字や数字、「数式」とは足し算や掛け算などの式を表す
・数式で何をどう計算するかは、SUMやAVERAGEなどの特定のキーワードと、キーワードごとに必要なオプション(引数)、計算したいセルの住所を使う


などを指します。
「まずは使ってみて慣れる」という覚え方をした人も少なくないかと思いますが、こういった概念を知らず表面的な使い方だけを覚えると、わからないことがあった時=手詰まりになってしまいます。

しかし、概念を自分のものにしていると、例えば使ったことが無い数式を使う場合でも応用がきき、自分なりに解決できるようになります。

これは、数式でもグラフでも見た目の工夫でも、何でも一緒です。

基本的な数式と関数を覚える

数式や関数というのは、基本的には覚えれば覚える程よいでしょう。
ただし、まず色々覚えてからでないと使えないというわけではありません。

むしろ、最初は最低限の数式、例えば「=(半角イコール)を最初に入力する」や「加減乗除は+-*/という記号を使う」というレベルでokです。

具体的に、足したい3つのセルがあった時、「 = A2 + A3 + A4」と入力すれば計算してくれる・・・ということだけを覚えることで問題ありません。

そして、関数です。
Excelにおける関数とは、上記のような数式をより簡単に処理するためのキーワードである、という認識で差し支えありません。

例えば、上記の
「 = A2 + A3 + A4」という数式は、SUMという関数を使えば、「=SUM(A2:A4)」と記述すれば同様の結果となります。

違う点は、例えばA2~A4の間に行を追加した場合でも、SUMという関数を使えば追加したセルも計算に含めてくれることです。数式は自動的には含めてくれません。

まずは、
「加減乗除は+-*/という記号を使う」ことの他には、SUMやAVERAGEといった基本的な関数を覚えましょう。
便利な関数は他にも色々ありますが、いきなり色々使いこなそうとしなくても平気です。追って覚えていけばよいことです。

表、グラフ、並び替え、フィルタを使えるようになる

最初のポイントで概念、次に数式や基本的な関数を覚えました。
今度は、それらを元に表を作ることができるようになりましょう。

もちろん、最初から複雑な表でなくとも構いません。
大事なことは、表を作ることができるようになり、グラフや並び替え、フィルタといったExcelの基本的な機能を使えるようになることです。

例えば、自分の体重を
一か月間毎日測定したものをイメージします。

表の構成要素は、日付と体重です。
その日付や体重について、日付順に並び替えて見やすくしたり、その後にグラフを作れば体重の変化を見ることができます。

体重の横に、前の日とどれくらい差があるかを数式で計算してもよいでしょう。
フィルタを使って差が大きな日を絞り込めば、飲みに行った日や暴飲暴食をした日がわかるはずです。


このように、初級編としては大して難しいことはありません。
Excelを使うことがメインの仕事でない方は、まずはこれをクリアできるようになっていれば相当イケてるかと思います。

ただ、日常的によく使う方は、いつまでもこのレベルにいてはいけません。
ということで、次の中級編に続きます。

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