中小企業経営に活かすスマートフォン活用術 4

スマートフォンで見積り、請求書が1分で作成出来る

外出の多い営業担当者によって、見積書の作成は、会社に戻ってパソコンでエクセルを使って作成することが多いかと思いますが、当社では、これも、スマートフォンがあれば、少ない商品数の見積書などは、1分で発行出来るようになりました。

これは、Zoho Invoiceというクラウドサービスとスマートフォンを組み合わせるのですが、一度、このZoho Invoiceに顧客情報や商品情報を登録すると、スマートフォンのZoho Invoiceアプリを使って、見積書を作成し、しかも、社印まで捺印された見積書がPDFで出力されて、メールに添付されて、しかも、メールの文面も一度、テンプレートを作ってしまうと、顧客名や案件名、金額などの要約をメール本文に追記して、正式なPDFで作成した見積書を添付して、顧客に送ることが出来るのです。

もし、郵送で送りたい場合は、郵送オプションを指定すると、Zoho側で、それを印刷して封筒に入れて、切手を貼って、郵便で顧客先まで発送してくれるということも出来ます。これは、見積書だけでなく、請求書も同じことが出来ます。しかも、作成した見積書、請求書はクラウド上で一元管理されますので、いつ、誰が、いくらで見積書や請求書を提出したか、それが受注されて、入金されたかまで管理出来ますので、内部統制の観点でも非常にメリットがありました。

しかも、このクラウドサービスとスマートフォンの組み合わせによる見積書発行のスピードアップにより、お客様の満足度が向上しただけでなく、この仕組みを導入したいとというお仕事まで多く頂き、当社の売上も上がったというオマケまで付きました。