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仕事力の基礎は、Excel力(エクセルりょく)。中級編

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今回は、Excel力(エクセルりょく)の中級編です。

この内容を自分のものにできれば、できなかった頃に3時間かかっていたものが20分くらいで出来てしまうレベルになります。

目安としては、Excelを使うデスクワークの方には是非できていてほしい、経理や事務などに従事している方には必須、学生や新人で到達していれば強い武器になる、といったところかと思います。

セルの中の値と「表示形式」の違いを知る

要は、セルの「中身」と「見た目」は違う、という話です。

例えば、セルの中身には「SUM(A2:A5)」と入力したとして、見た目は150や700といった数字になっているはずです。

また、セルの中身は153.67452だったとして、見た目は153.67と小数第二位までしか表示されていないこともあります。

これらはExcelの特徴の一つで、中身と見た目が違うのです。
上記の小数第何位まで表示するかといった内容や、日付を西暦で表示するか和暦で表示するかなど、とにかく見た目が全てではありません。

また、見た目をどのように表示するかは既定のもの以外にも自分の好きな形で表示することもできますので、いちいちセルの中身を変更するのではなく「見た目」だけを変更することで無駄を省くこともできます。

知っていると効率に差が出る数式や関数を使いこなす

初級編ではSUMやAVERAGEなどの初歩的な関数に触れたのみでしたが、Excelで色々な作業を効率的に行うためには、数式や関数を使いこなすことが重要です。

具体的には、条件分岐ができるIF、データの検索ができるVLOOKUP、計算にフィルタを加味することができるSUBTOTAL、特定の条件を満たすものをカウントできるCOUNTIFなどがあり、これらを自分のものにしているかは中級者以上か否かの判断基準と言えるでしょう。

個人的には、これらに加えVLOOKUPと併用することが多いISNAや、複数の条件でVLOOKUPを使いたい場合にキーワードを結合するCONCATENATE、曜日や日数の計算に使うYEARやMONTHおよびWEEKDAYなども使いこなせるようになった方がよいかと思います。。

ただ、重要なポイントとしては、数式や関数は知っていることには意味がなく、活用することができて初めて価値があるということです。
関数オタクになっても、あまり効率は上がりません。

ピボットテーブルを使いこなす

表は様々な切り口を持ち、切り口ごとの集計結果などは分析や資料作成において非常に重要です。

ピボットテーブルは、大元の表をベースにして作れば、切り口をいくらでも変更できてしまう素晴らしい機能です。

例えば、毎月の売上がExcelの表にあるとして、日付や曜日、相手先、商品、担当者など集計したい切り口は山ほどありますが、簡単に売上額や利益の計算を行うことができます。

特に、数字を集計して誰かに報告しなければならないような方には必須です。



このあたりまで使いこなすことができていれば、できることも作業スピードも相当な域に達しているはずです。

ここで満足しても当然よいのですが、日常的に数字に触れる分析統計や経理系などに従事される方は、更なる高みを目指しましょう。

そうでない方も、冒頭の通りExcel力は現代において仕事力のひとつ。
ぜひ、上級編に行きましょう。

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