給与明細書の電子化について【事前承諾】

法人・ビジネス人事労務・組織 2014/12/08 17:30

会社で給与実務を担当する者です。給与明細をWeb化したいと考えておりますが、事前承諾等の手続きがある様です。
所得税法を調べるに、平成19年に源泉徴収票の電子化認可に伴い、事前承諾が必要となった経緯を考えると給与明細書のみを電子化する際は、事前承諾は必要ないのでしょうか。
また事前承諾を個々に書面で取ることまでは法律で定められていないので、業務連絡を一定期間の周知を以て発信する等で、事前承諾に代えることは違法なのでしょうか。
紙明細の配布作業が非常に煩雑なのですが、スムーズにWeb化できる様に、ご教示頂ければと思います。宜しくお願い致します。

※この質問は、ユーザーの方から事前にいただいたものを、専門家プロファイルが編集して掲載しています。

A.TOMさん（東京都 / 男性 / 29歳）

回答：1件

専門家

小松和弘
経営コンサルタント

情報発信だけにならないように注意しましょう

2014/12/27 23:33 詳細リンク

A.TOMさん、こんにちは。
給与明細をWeb化する際の手続きに関するご相談ですね。
また、お知りになりたいのは「給与明細書のみを電子化するのに事前承諾は必要か」と「一定期間の周知をもって、事前承諾を得られたとみなすことはできるか」の2点ですね。
順にお答えします。

１．給与明細書のみの電子化の際に、事前承認は必要か?につきまして
はい、必要です。そもそも給与明細書は源泉徴収票とは別に規定されています。

A.TOMさんもご存じの「源泉徴収票の電子化認可」は、所得税法第226条4項ですね。
給与明細について規定した同231条でも2項で同じく「承諾を得て」という記述があります。

参考：
国税庁：給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)に係るQ＆A（問１）・・・ここでは「源泉徴収票」と「支払明細書」とまとめて説明されています。
http://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/hotei/denshikofu-qa/question.htm

所得税法：「第二百三十一条」で検索してください。
http://law.e-gov.go.jp/htmldata/S40/S40HO033.html

２．一定期間の業務連絡を事前承認に代える事は可能か?につきまして
「違法」とまではいえませんが、お勧めしません。

一定期間の掲示や電子メール等での一方向の発信で済めば確かに楽ですが、一般に「承諾を得る」というのはもう少し積極的なアクションをとることです。
仮に電子化自体に問題が無くても、万が一伝わらないまま「承諾したことにされた」という意識をもたれてしまうと関係が悪くなります。
A.TOMさんもおっしゃるように毎月紙の明細書を発行するのは大変にお手間です。それに比べれば承認を得るのは一回だけの作業です。ここはちゃんとやった方がよいでしょう。

では具体的にどうするかというと、具体的には前述のQ＆Aの続きの部分に「具体的にどのように承諾を得ればいいのか。」という質問があります。（問6）
承認の例として、「電子交付について承諾する旨、承諾日、受給者氏名」などをメールで入力・紙で記入してもらい承認を得るというものです。
少なくとも自分で名前と日付を書いたのであれば、あとあと問題が起こる可能性は少ないはずです。

ただし、承諾を得ても、「書面による交付の請求があるときは発行しなければならない」という但し書きが付いていることにもご注意ください。

A.TOMさんのご成功をお祈りします。