情報発信の前にすべきこと

昨年からの景気後退を受け、4月から始まる2009年度の予算で広告宣伝費が大幅に削減され、広告宣伝よりも広報に注力すべしとの経営示達がでている企業が増えてきているのではないだろうか。これまで広告しか担当していなかったご担当者からすれば、急に広報をやれと言われて戸惑っていることであろう。しかし、リリース配信などを行いどう効果的に報道を獲得していくかを考える前にすべき重要なことがある。それは受信体制の整備である。

広報のみならず、広告でも同様であるが、如何に良い情報発信をするかは永遠の課題であろう。だが発信はあくまでも手段であって、目的は如何に有効な受信を得て問合せ、受注などのout putを獲得するかである。良い発信をしても、メディアからの問合せに適切な対応が出来なければ、報道されないばかりかその発信者に対して不信感を抱かせてしまう。また報道を見た読者や視聴者からの問い合わせに対しても同様である。情報発信は、あくまでもメディアや顧客などと有効な関係を構築する為のきっかけでしかない。そのきっかけを確実にものにするには、受信体制の整備が必須であり、これを怠ると発信したことが逆効果になるケースもあることを充分に認識しなければならない。

情報発信の手法やタイミングは、発信者側でコントロールできるが、受信については想定できるが限定できるものではない。手法では、電話、FAX、郵送、Web、訪問など多岐にわたり、加えてタイミングは発信の直後のみならず24ｈｒ365日と言って良いだろう。
それら全てに対して、的確な対応ができているだろうか。ルールが徹底されているだろうか。場所は何も本社広報部だけではない。販売部門然り、各支店や営業所、販売サービス会社も含めてである。地区の方たちが新聞を見て初めて知った情報に、的確に対応できるだろうか。知らぬ間に対応が悪いと言うマイナスの情報発信をしてしまっていないだろうか。

ブランディング＝大掛かりなＶＩ（ビジュアルアイデンティティ）と認識されているようだが、受信対応こそ重要なブランディング手法の１つではないだろうか。

広報１５箇条　情報発信の前に受信体制を整えよ！

ご参考：広報力向上ブログ