大事なのは受信体制の構築

広報＝情報発信ではない

広報は、新聞や雑誌などに働きかけ記事を書いてもらう、あるいはTVで報道してもらうための活動と理解している人は非常に多いと思います。しかし広報もコミュニケーション活動であり、受信活動も重要な機能です。

例えば広報の機能には“第三者的視点で自社を見直す”ということが挙げられます。自社が報道やインターネット環境でどう取り上げられているのかを経営にフィードバックすることも重要な役割です。

加えて競合他社の状況や類似企業の状況、業務に関連する業界動向や規制に関する情報、営業支援でき得る情報などを新聞雑誌やインターネットなどから入手し、経営層や事業部門、担当者に発信することも重要です。

また記者は情報の宝庫であり、たとえ若手記者であっても競合や同業企業の社長と面会している可能性も強く、記者から他社情報を入手し、前述同様社内へフィードバックすることも広報担当者の大切な役割です。

また情報収集はメディア関連のみならず、一般からの情報も該当します。つまり電話やホームページ経由での問合せも含みます。これらは直接対応しなくとも、状況は是非把握しておくことをお勧めします。

いくら良い記事が出ても、あるいはお金をかけて広告出稿し顧客や一般からコンタクトがあっても、不適切な対応で知らないうちに信用を失っているということは少なくない話です。マニュアル整備が望ましいでしょう。

報道確度向上と内容の充実

受信体制を構築することの目的がもうひとつあります。それは報道の確度を上げ、報道される内容の拡充につなげるということです。これはニュースリリースの配信前に整備しておかなければならないことです。

リリースは記者が見た時に、それだけで記事が書けるようしておかなければなりません。つまり、見ただけで即座に質問が出てくるようなリリースは、完成度は高くないと言えるでしょう。

しかしどんなリリースであっても、記者にとっては記事を書くきっかけでしかないという側面もあります。リリースを受け取った記者は主に３つのパターンで記事を書きます。まずは見ただけで書くストレート記事。

次に電話などで質疑応答の上、内容を膨らませながら記事を書くパターン。最後はリリースを見て正式に取材を行い、記者特有の記事を書くパターン。一旦ストレート記事を書き、追って取材記事を書くこともあります。

要は内容確認のための電話での問い合わせや、取材依頼が来た時の対応次第で大きく報道の確度や質が決まるということです。またその際、リリース案件以外の内容がどれだけ適切に説明できるかも大きな鍵となります。

リリースがきっかけで記者がその会社を知り、こちらが忘れた頃に問い合わせがあり記事になることも少なくありません。常に自社の特長や自社製品の説明などが出来るように体制を整備することが重要だと言えます。

【ポイント】

１．情報発信の前に受信体制の整備を

２．常に第三者的視点で自社を見直すことが重要

３．社内への情報フィードバックを心掛けよ

ご参考：広報力向上ブログ　http://ameblo.jp/1koho/