FAXと電話で案内するのが結果的に効率的です。

はじめまして。

1.まずは、場所の確保です。ホテルの会場や公民館の会議室、少人数なら本社でもいいでしょう。IPO前であれば、あまり豪華なところの必要はなく、コスト優先で考えていいです。


2.日時と場所を確定した後に、各VCや証券会社とコンタクトをとって集客します。
まずは案内状を名刺の担当者宛にFAXで送りましょう。

FAXの内容で必須項目は以下の通りです。
・今回の事業説明会の目的
・日時及び場所
・タイムスケジュール
・貴社出席者
・出欠欄

初めての証券会社やVCにもFAXを送る方法はあります。まずは電話です。代表につながると思いますので、証券会社の場合は「公開担当者様」、VCの場合は「投資担当者様」につないでもらって、趣旨を簡単に説明し、FAXを送りたいのでFAX番号を教えてくださいといえば教えてくれます。

その後は、送った担当者に対してフォローの電話をするといいです。

3.当日までの準備で一番大切なのは、プレゼン資料の作りこみです。最近はプロジェクターでパワーポイントを写しこむのが一般的です。IPO前の会社だと、事業説明は社長が、業績説明はCFOが行うことが多いです。役割分担でリハーサルをされるのをお勧めします。

4.当日は、1Fロビーでの案内係1名、受付係2名、司会1名、質問時のマイク係1名、パワーポイント操作係1名が必要になるかと思います。兼務でもかまいません。しっかりとした対応は来た会社に対してポジティブな印象を与えます。実は結構大事なポイントです。
飲み物は小さいペットボトルや缶コーヒーで十分です。

5.プレゼンがうまくいくと、VCや証券会社は自らコンタクトを取ってきます。後は個別対応でいいと思います。ベタですが、お礼状やメールを打っておくと印象はベストです。

事業説明会の反応次第で、その後のIPOへの準備の充実度が変わってきます。周到に準備をして望んで下さい。