折り返しお電話をする旨を自分から先に伝えましょう

こんにちは、スノウ２２５０さん。
電話応対は見えない相手に会社のイメージを伝える大切な役割ですし、電話代というコストがかけた方にかかりますので、スピーディに対応する必要がありますね。
名指しされた方が不在と分かった時点で、次のような流れで対応をしてみてはいかがでしょうか。

１お詫びをする・・・名指し人が不在であることのお詫び
２不在の状況を伝える・・・只今、◎◎は外出して（席をはずして）おります。　など
３代案を伝える・・・Ａ宜しければ、折り返しお電話を致しましょうか？
　　　　　　　　　　Ｂ私で宜しければ、ご伝言を承りましょうか？
　　　　　　　　　　Ｃ◎◎様よりお電話がありましたことを、△△に申し伝えます。
　　⇒代案をＡ～Ｃの順に伝えると、（相手がＡに対して“Ｎｏ”なら、次はＢを言うとい
うように）スムーズに対応することが出来ます。
４電話番号又は伝言を承る・・・折り返しの電話の場合は番号を聞く
５伺った内容を復唱した後、自分の名前を名乗る
６あいさつ

上記の１～６の順で不在応対の流れを行ってみてはいかがでしょうか。
３で示している代案の順番は、お客様の期待の順番でもあります。これ以外に、名指し人と同じ部署の方や同じプロジェクトの方に電話を代わるという方法もあります。
電話は相手が見えないため、相手の口調や言葉から心情や状況を察した臨機応変な応対が大切ですね。
電話応対が、スノウ２２５０さんの心配りを発揮できる場と捉え、１本の電話にも気持ちを込めて対応しましょう。