中小企業経営に活かすスマートフォン活用術 3

書類もすべてクラウドとスマートフォンで閲覧、作成

Microsoft Officeで作成した書類やPDFなどのファイル類が、スマートフォンであれば、閲覧、更新、作成が出来るので、当社の従業員は、お客様先にいようが、自宅にいようが、パソコンを開くこと無く、そのファイルを確認することが出来ます。これは、メールの添付ファイルだけでなく、パソコン上に保存した自分のファイルもスマートフォンで閲覧、作成を行うことが出来るのです。

これを実現するのが、Dropboxというクラウドサービスです。自分のパソコンの指定したフォルダーのファイルが全てクラウド上にアップロードされて、これをスマートフォンで閲覧することが出来るのです。例えば、外出先で、自分が過去にパソコンで作成した提案書や見積書などを確認したい時は、スマートフォンのDropboxアプリを立ち上げれば、そこからクラウドにアクセスし、そのファイルを全て閲覧することが出来るのです。それ以外にも、このDropboxのファイル共有機能で、他の人にそのファイルが見れる様に出来たり、メールに添付出来ない大きなサイズのファイルなどは、このファイル共有機能で送ることが出来ます。

さらに、このDropboxと連携するGoodReaderというアプリをスマートフォンにインストールすると、様々なファイル形式のファイルを閲覧したり、圧縮ファイルを解凍したりすることなども出来ます。ファイルを編集したい場合は、このMicrosoft Officeに対応したスマートフォン用の編集アプリもありますので、それを使うことにより、簡易的な編集であれば、ほとんどスマートフォンで出来てしまうのです。

当社の場合、これらのアプリとクラウドサービスを組み合わせることにより、顧客訪問の際に、すぐに確認したい資料や、お客様に見て頂きたい資料がある場合も、すぐに対応出来ますし、PCプロジェクターがあれば、スマートフォンを繋げて、その場でプレゼンテーションを行うなど、営業活動の効率化に役立っています。