個人情報保護規定の作成

法人・ビジネス独立開業 2006/12/23 02:16

こちらの方で質問してよいものかと思いましたが、個人情報関連の質問をこちらで見たのでこちらで質問させていただきます。よろしくお願いします。
この度、父親の事業を私と兄で引継ぐことになりました。私の方は、本体から私が従来から担当している部署を引き継ぎ新会社を設立し分社し、お互いがグループ会社となって、今後営業、人事面での交流を持つことになりました。以前会社内部で個人情報の漏洩が大問題となったことがあり、現在その規定の整備に大変神経を使っています。
そこでこの分社に伴う個人情報規定の作成上の注意点などあればアドバイスをよろしくお願いいたします。

Tessieさん（埼玉県 / 男性 / 41歳）

回答：1件

後藤義弘
社会保険労務士

グループ会社間の人事異動と個人情報の提供

2006/12/24 13:43 詳細リンク

こんにちは、Tessieさん

通常個人情報の問題は会社内部よりも外部との関係で発生するほうが多いようですが、今回は貴社の社内的な従業員関連の個人情報規定作成上の注意点ということで、一般的な注意点については、下記それぞれの「指針」等を参照いただくとし、私の方からはスペースの制約上グループ会社間の人事異動と個人情報の共同利用にフォーカスをあて、問題点とその対策としてのリスクマネジメントについてお話します。

http://www.mhlw.go.jp/topics/2004/07/tp0701-1.html （厚生労働省）
http://www.meti.go.jp/policy/it_policy/privacy/041012_hontai.pdf （経済産業省）

分社化前であれば、Tessieさんと現在のお兄様の会社は同じ会社の「部署」対「部署」の関係であり、同一会社内での従業員の個人情報のやりとりについては、入社当時取得した際の（就業規則等で同意を得た）「利用目的」の範囲内で自由に行ってきたものと思われます。

一方、分社化後についてはどうでしょう？

今までの「部署」対「部署」の関係が今度は「会社」対「会社」の関係へ移行し、同じグループ企業内の個人情報のやりとりであっても、個人情報保護法でのいわゆる ''第三者提供'' にあたり、原則従業員の個別の ''同意'' が必要となってきます。これは管理上非常にめんどうな行為で事務も煩雑となります。

ご質問では、グループ会社間で人事異動（出向等）も予定されているとのことで、注意すべきは従業員を出向させる際、その従業員が人事情報を出向先に提供することに「同意」しない（拒否する）ことにより、結果出向させることができず人事が停滞する事態が生じるおそれがあるという点です。

そこで

（1）個人データの項目
（2）共同利用（グループ会社）する範囲
（3）利用目的
（4）管理責任者の名称等

（追記に続く）

補足

の項目をあらかじめ（分社時もしくは入社時に）従業員に「通知」しておくことを条件として、先述の「同意」取得の原則に対する例外規定の利用が可能となり、こうした弊害を回避することができます。実際このような出向「拒否」に対して合理的な人事権の範囲内で出向させることもありえるかと思いますが、ここは（以前貴社で問題になったことがあるという背景からも）やはりリスクマネジメントの観点から、上のような例外規定を活用すべく分社時に相当の態勢を整えることをお勧めします。

これにより、出向の際に都度個別の「同意」を得ることなく適法に「出向」させることができます。（それでも「拒否」してくる従業員については業務命令違反による懲戒処分を行うことも可能でしょう）

もちろん、それ以前に出向命令が権利濫用となり「無効」と主張されないよう就業規則等による（配置転換時よりさらに）明確かつ詳細なグループ会社間の出向規定が整備されていること前提かつ重要です。

私の方からははやや個別的な回答となってしまいましたが御社規定作成のお役に立てれば幸いです。

なおProFileには他にも「法律」の専門家の方がいらっしゃいます。個人情報保護法に関してそちらの方でも併せてアドバイスを求めてみられてはいかがでしょう？

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