特定商取引法に準拠した運用をしましょう

15000さん、こんにちは。
今回のご質問について、下記２点お答えします。
１、通信販売の定義について
２、前払式通信販売、及び前払式通信販売時の通知義務について

１、通信販売の定義について
「通信販売」は、特定商取引法で規制対象となっており、下記と定義されています。

「通信販売」
販売業者または役務提供事業者（販売または役務の提供を業として営む者）が「郵便等」によって売買契約または役務提供契約の申込みを受けて行う商品、権利の販売または役務の提供のこと。
「郵便等」には、郵便または信書便、電話機、ファクシミリ装置そのほかの通信機器または情報処理に用いられる機器を利用する方法、電報、預金または貯金の口座に対する払込み、のいずれかであれば該当。

よって、上記の定義にあるように15000さんがお客様から電話やインターネットで受注している場合は、「通信販売」に該当すると思われます。


２、前払式通信販売、及び前払式通信販売時の通知義務について

15000さんの「注文の流れ」3,4番では、商品引き渡し前にお客様から代金を受け取る旨が記載されています。特定商取引法では、『消費者が商品の引渡し（権利の移転、役務の提供）を受ける前に、代金（対価）の全部あるいは一部を支払う「前払式」の通信販売の場合、事業者は、代金を受け取り、その後, 商品の引渡しに時間がかかるときには、その申込みの諾否等を記載した書面を渡さなければならない』と記載があります。

よって、15000さんのケースは「前払式通信販売」に該当します。更に、以下の事項を記載し、お客様に書面を渡す必要があります。
a、申込みの承諾の有無（承諾しないときには、受け取ったお金をすぐに返すことと、その方法を明らかにしなければならない）
b、代金（対価）を受け取る前に申込みの承諾の有無を通知しているときには、その旨
c、事業者の氏名（名称）、住所、電話番号
d、受領した金銭の額（それ以前にも金銭を受け取っているときには、その合計額）
e、当該金銭を受け取った年月日
f、申込みを受けた商品とその数量（権利、役務の種類）
g、承諾するときには、商品の引渡時期（権利の移転時期、役務の提供時期）（期間または期限を明らかにすることにより行わなければならない）

以上です。
15000さんの益々のご活躍を祈念しております。

【ご参考】
特定商取引法ガイド　http://www.no-trouble.go.jp/search/what/P0204003.html
JDAM　通販法務ハンドブック　http://www.jadma-handbook.org/beginner/