業務フロ−の書き方

こんにちわ。
業務フローの書き方についてのご質問ですが、フォームや記号などの記載方法は書物やネットなどで沢山の情報が取得できると思いますので、私が業務フロー作成時に注意している点をご説明させていただきたいと思います。

●ルール
1.フローの列は人別にする ⇒ 部署別だと責任が不明確
2.列にはシステムの列を設け、システム処理はその列に記載します
⇒業務の流れとデータの流れを分けます
3.説明を書く列を設けます
⇒フローだけではわかりにくい手順や例外などを説明できる列を設けます。
●ノウハウ
1.細かくしすぎない。データの入出力程度の業務を最小と考えたほうが良い
2.伝票類など入力するものと出力するものを明確に記載する
3.各部署ごとに担当者を任命し、ブラッシュアップする体制を築く
⇒業務フローは新人教育や職務権限や業務分掌などの規定作成にも役立ちます。そのためには何度もブラッシュアップする必要があります

簡単ではありますが、以上が業務フロー作成時に私が注意している点です。

私は、ISOやSOX法の適用基準は詳しくは存じ上げておりませんので、その点は明確なご説明ができませんが、業務フローとは仕事の流れを整理し、確認共有する資料にかわりはありませんので、このルールとノウハウを当てはめることができるのではないかと思います。

ご参考になれば幸いです。

業務フローの書き方についてですが、
自分が経験をしている、現在実際に行っている
上場審査、J-SOX対応
について自分が思うことを記載させていただきます。

業務フローは、
(1)自社において、社内の業務・流れを整理し、牽制・統制機能を確認、
問題点の抽出・および対応するためのツール
(2)審査(証券・監査法人)対応におきましては、対外的に、業務の流れ
牽制・統制機能を説明するためのツール
として使用するケースが多いと思います。

よく産能大式であると、記号はとかいわれますが、
まず業務フローの大前提としては、
・業務の流れ(入口から出口まで)が把握できる
・起票や入力、承認、回送、保存等が明確である
・システム処理も網羅されている
ことが重要であると思います。

従いまして、産能大式とか記号にとらわれず、わかりやすい表記で、
実際の帳票・業務の流れを書面におこし、ウォークスルーを行い、
何件かのサンプルで、内容を確認することをお勧めします。

また、J-SOXにつきましては、計画フェーズの段階で、勘定科目分析を行い
文書化される業務プロセスを限定し作成されていることと思います。
証券審査におきましても一般的には、
契約・受注・売上・請求・入金、 発注・検収・入庫・出金
をメイン作成することとなり、作成範囲におきましてもかなりの部分において、
かぶることとなります。

よく書店に並んでいる書籍をみると、従来の証券審査用業務フローとJ-SOX対応の
業務フローでは、リスクマークをつけたりと書式に若干の相違があり、また、
新たに発生したもののように捉えられがちですが、業務フローの本質的な目的は、
上記(1)(2)であり、これは従来の証券審査においても同様であります。

上場審査、J-SOX対応を別物と捉えず、作成するプロセスを決め、
早い段階に作成されることをお勧めします。

私がISO9001審査登録をサポートした企業の例を開示します。

―― 審査登録に際して、業務フローを作成しました。そして5年間、内部監査を頻繁に実施ししながらその業務フローをブラッシュアップ(さらに磨きをかけること)しました。

その結果、素晴らしい業務フローができました。SOX法対応が求められるようになった際、この業務フローがそのまま活用できました。

―― 業務フローを描く際は参考書の使用はしませんでした。使用するとそれに固執することを恐れました。なぜなら固執した結果、実態と異なる業務フローが描かれてしまうからです。

「受注から引渡しまでの業務の流れ」
を「□」と「→」を用いて素直に描いたものでした。驚いたことには、実態そのものを描くことに苦労しました。

しかし業務フローを描くことによって実態を始めて理解したという担当者が多かったことはさらなる驚きでした。そしてこのフローを見て一番喜んだ人は社長でした。

―― 私がISO9001審査登録をサポートする際は、この業務フローを「ありのまま」に描くという作業が最初のステップとなっています。


繰り返しますが、参考書に頼る作業ではなくて自分で考えるという作業をサポートするのです。