プレゼン資料作成のポイントは？

こんにちは

私も今までいろいろとプレゼンの指導を行ってきました
その中で資料を作る際に一番注意をして指導しているのが

プレゼンの流れ

です。

人は説明を聞いただけだと頭には残りませんが、物語を聞くと頭に残ります。
この場で詳しい流れを書くと、スペースが足りません。

そこで私がプレゼンテーションコラムを連載しているページをお伝えしておきます。
物語風になっているのでとてもわかりやすいと思います。
よかったら参考にして下さい。

オリナス プレゼンテーション物語
http://www.orinas.tv/05_03toukei_topic/ (1〜9話)
http://www.orinas.tv/management_cafe/cat68/ (11〜13話 以下毎月連載中)

資料の目的や趣旨によって様々だと思いますが、私は普段、コンサルタント
として“問題解決”のための資料を作成していますので、その観点からお話
したいと思います。

わかりやすい資料のポイントは以下3点です。


''1.ストーリーライン''

問題解決のプレゼンに重要なのは納得感です。

突然問題点だけを指摘したり、突拍子もなく解決策だけを提示しても、
相手には受け入れてもらえません。

だから、“ストーリー”がとても大切だと思っています。

□現状をどのように認識しているのか(事実認識)
□その事実を深掘りしたとき、根本の問題はどこにあるのか
□その問題を抜本的に解決するための策はどのようなものか

という、一連のストーリーがないと、いくら見栄えが良い資料でも、
説得力や納得感は持たせられないと思います。


''2.シンプルな構造、シンプルなメッセージ''

問題というのは、人の解釈や感情、その他様々な事象が絡みあって
複雑さを増しています。

それを何の整理もせず、思いついたまま資料に落としていっても、
分かりやすい資料にはなりません。

だから、できるだけ問題をシンプルに切り分けて、シンプルな構成で
理論を展開することが大切だと思います。

基本的には、1ページにつき1つのメッセージ。
それが可能になるように、まずはシンプルな論理構成とすることが
重要になります。


''3.全てに意味を持たせる''

文字の大きさ、オブジェクトの色や位置、表の縦軸と横軸など、
資料に使用する全てのコンポーネントには意味を持たせます。

意味もなく文字の大きさを変えたり、不自然な色使いをしてしまったり
すると、聞いている側はそこばかりに気を取られ、肝心な内容に集中
できないことがあるからです。

本当に細部にまで気がつく人もいますから、文字の色や大きさひとつ
にも気を遣い、全てに「意味を持たせる」ということが重要です。


以上、問題解決プレゼンの際の資料作りのポイントです。
参考にしてみてください。

パワーポイントを使用することです。これは上手なプレゼンのために必須といっても言いすぎではないでしょう。

―― パワーポイントの使用ができないプレゼン環境においては、ノートパソコンとプロジェクターを持参します。

―― 作成に当たっては、細かい字で多くを書くことはしません。パワーポイントの上半分に大項目を最大のフォントで大きく記載します。そして下半分にこれを説明する文を記載します。この記載もフォント44前後の大きな文字で記載します。最小でもフォント32とします。

画面の中の所々に写真を入れます。写真はデジカメでとったデータをコピーして貼り付けます。また図をいれます。これはスキャン機能のついたプリンターでデータとして取り込み、コピーして貼り付けます。私が使用しているのは、エプソンPMーA850です。パソコンのOSは、「WINDOWS XP」と「同VISUTA」です。

―― プレゼンに当たっては、紙芝居を演ずるような気持ちでプレゼンします。だから紙芝居を作るような感じで作成します。これが上手なプレゼンのための資料作成方法です。

プレゼンテーションの基本に「Audience analysis」という言葉があることを覚えておきましょう。要するにスピーチやプレゼンをするには「とにかく相手を知ることが大切」ということです。

「相手を魅了する」ためには、その相手がどんな立場や性格なのかを知っておかなければ難しいでしょう。たとえばプレゼンする分野について知識が豊富な相手に対して、業界用語の解説や背景の説明などを長々とやっていたら「そんなことは知っている!早く、本題に入ってくれ!!」となってしまい、いくら分かりやすく、手順を踏んだ資料を作っても逆効果になってしまいます。

ほかにも相手がマナーに厳しい方なのか、くだけた演出でも受け入れてくれそうな方なのか、そういった情報があれば、組み立て方や文字の大きさ、クリップアートやアニメーションを使ったほうがいいのか、ちょっと笑いを入れたほうがいいのかなど、ぜんぜん違った資料になります。

相手がプレゼンテーションを数多く受ける立場の方だとすると、パワーポイント、特にアニメーションを使った演出には正直、うんざりしている場合があります。シンプルなものが受ける相手に、コテコテの資料を作ったら、やる前から結果は見えています。そういう相手には直球勝負です。

ということで、まずは「相手」はどういう人かを知ることがスタートになります。相手がうなずいてくれたり、笑ってくれたりする表情や反応を想像しながら、資料を作ったり、事前のリハーサルができれば、あとはプレゼンの元となる中身さえしっかりしていれば、奇をてらわず、あなたの人柄で誠実に話せば、多少、資料は拙い場合でも、きっと伝わるはずです。頑張ってください!

私が今まで、実務や対外的な場面で利用のために作成したプレゼン資料の成功・失敗のエッセンスからお伝えしたいと思います。

１．まず、ＧＯＡＬの設定。

プレゼンによって、「聴き手にどのような行動や判断をしてもらいたいのか？」

たとえば、「上司に自分のプレゼンの承認をとり、力をお借りする。」「商品プレゼンで、当社商品を購入してもらう。」など。

これがないと、ただの、自己満足プレゼンに終わってしまいます。

２．「起承転結」でなく「転結転」

今は、起承転結などというストーリーの流れは、主流でなくなっています。

まず、伝えたい主訴の部分を先にプレゼンします。時間があれば、その提案にプレゼンの、経営環境や社会性のストーリーなどを

付け加えます。


構成の流れは、２ → １ となり、資料は、Ａ４ １枚。 ＰＰＴのスライド資料を何枚も渡すケースが多いですが、目的は配布資料の枚数ではないはずです、 「相手にいかに意思決定してもらうか？」 プレゼンはそのための時間です。

ですから、プレゼン資料はＡ４ １枚が理想です。 しかし、凝縮させて、「Ａ４１枚」にすることは、思っている以上に、大変です。増やすのは、ストーリーの軸が決まっていれば楽ですが、削るというのは、難しいものです。いつも、私はそこで悩んでいます。

今回の提案が、何かのお役に立てれば、幸いです。