中小企業がOffice系クラウドサービスを上手く使うには？その４

皆さん、こんにちは。
日本クラウドコンピューティング株式会社の新井です。

前回まで、Office系ソフトウェアをクラウドで使 うことについてのメリット、デメリットについてお話をさせて頂きまし た。

それでは、今日は前回に引き続き、「その４」ということで、引き続き、お話をさせて頂きます。

皆 さんは会社でファイルサーバーをお使いだと思います。ファイルサーバーは、部門で資料やファイルを共有する際に、非常に便利な仕組みの一つです。

しかし、このファイルサーバーは大きな欠点があります。

それは、特定の人が編集中の際は、他の人はファイルを参 照することのみしかで出来ないということです。

これは、排他制御という仕組みで、一人の人が編集中のファイルを、別の人 が書き換えてしまうことによって、ファイルが不完全な状態となって、壊れてしまうのを防ぐためなのです。

例えば、社内で年賀状の 送付先リストをエクセルで作成しようと思って、部門30人に、3日以内にそのリストに書き込みをして欲しいということを、アシスタントの 女性が、部門全員に通知したとします。

しかし、そのリストを誰かが編集していると、他の人は同じリストを編集をすることが出来な いのです。

ですので、仮に大人数でそのファイルを編集した場合、編集する順番や、それぞれが編集する時間帯を決めて行わないと、 30人もの大人数では、3日以内では、到底、終了することはないのです。

もう一つのやり方は、部門30人全員に送付先リストを メールで配布して、それを各個人のPC内で編集をして、アシスタントにそのファイルを送信。アシスタントの方は、30人分のファイルの記 入箇所をコピー＆ペーストして、一つのファイルを集計するという方法です。

これも、集計する人は、30件のメールからファイルを 開き、それをひたすら、コピー＆ペーストする、とても大変な作業になってしまいます。

しかし、Office系のクラウドサービス を利用すると、大人数で一つのファイルを一度に編集することが出来ます。

一つのファイルを大人数で一度に編集するので、余計な重複作業も ありませんし、リストが早くに完成します。

仮にこのリストを30分以内に作成しなければならないような事態になった場合でも、このクラウ ドの仕組みを使うことによって、全員がパソコンの前にさえ居れば、それは可能なのです。

たかが、リスト一つの 作成で何が変るかとお思いになるかもしれませんが、こういった共同作業をいかに品質を高めて早く行うかが、仕事の生産性を高める秘訣なの です。

その仕事の生産性を高める一つの方法が、このようなクラウドコンピューティングの技術を用いた共同作業ツールを活用するこ となのです。

実際に、私共も、お客様へ提出する提案書などは、数十人の関係者が作成に関わることもあります。

Office 系ソフトのクラウドサービスを使うことによって、良い提案を書き上げるほうではなく、良い提案を考える作業に時間を費やすことが出来るようになり、案件の 受注角度も格段に向上しています。

皆さんも、是非とも、このOffice系ソフトのクラウドサービスを活用して みてください。

会社や組織の仕事のスピード感や生産性が高まります。