中小企業でのデータ共有で、DropBoxを活用する その３

こんにちは。

日本クラウドコンピューティングの新井です。

今日はDropBoxを活用する方法、その3として、会社や部門、プロジェクトなどで、ファイルを共有するメリットをお話します。

意外と従業員各人が作成した資料や帳票、文章などのファイルの情報資産は実際に目に見えないものということもあり、経営者も軽視しがちなのですが、これは、社内にあるどんな設備や工場などよりも、実は価値が高いものなのです。

しかも、情報資産というのは、減価償却もしなくていいですし、持っていても税金がかからないという、素晴らしいものなのです。

しかし、税金もかからないので、逆にその価値について、ついつい忘れがちになってしまうという面もあります。

例えば、ある企業では、様々なオフィスソフトなどで作成したファイルが10000ファイルあるとします。このファイル一つが、作成するのに、時給2000円の人が、一時間かかったとしても、そのファイルは2千円がかかっているのです。

一度、その作成したファイルが役目を果たしたとしても、その後、同じような業務があり、そのファイルを転用して作成することにより、70パーセントの時間が削減で出来たとすれば、一千四百万円の人件費削減効果があるのです。

作成したファイルすべてが転用されないにしても、転用利用率が半分だとしても、七百万円の人件費の削減になります。

しかし、ほとんどの企業では、各従業員が作成したファイルを各従業員が各々のパソコンのハードディスクの中に格納していて、従業員同士での共有はしていません。

やっていたとしても、ファイルサーバーやグループウェアでテンプレート化したものの一部だけを共有しているだけなのです。

全社員、あるいは部門の全員が作成したファイルすべて共有することが出来れば、これは、ものすごい「英知の結集」になります。

もちろん、セキュリティなど、いろいろな問題があり、その対応策は別の機会にお話しますが、そんな問題も忘れてしまうぐらい、「英知の結集」をすると、生産性向上という観点からも、もの凄い効果が現われます。

当社のお客様でも、この「英知の結集」をやりだしてから、残業がほとんどなくなり、売上、利益率ともに40パーセント以上、アップしたというお客様がいらっしゃいます。

前置きが長くなってしまいましたが、DropBoxは、中小企業が「叡智の結集」を行う素晴らしいツールでもあるのです。

では、次回、DropBoxを使って、「英知の結集」を行う方法を具体的にお話します。