新人店長は「部下と日報で気持ちの交換」をしよう

「今日の自分の成長目標は、忙しくなったときにイライラせずに笑顔を忘れないことでした。この目標については、ランチピークの立ち上がりで、いきなり忘れかけたのですが、先輩のＡさんが眼で信号を送ってくれたので、あっ、気がついて、成長目標のことを思い出しました。おかげで、気持ちを落ち着かせて笑顔でピークを乗り切ることが出来ました。Ａさんに感謝です。ありがとうございました。」
「Ｂさん、本日はお疲れ様でした。まず、ＢさんのＡさんへの感謝の気持ち、素晴らしいですね。さらに、気がついた後は自分の成長目標へチャレンジをし続けたとこと、さらに素晴らしいです。明日は、今日よりももう一歩成長して、ピーク前に自分で自分の気持ちに気がつくような工夫をしてみましょう。明日を楽しみにしています。」

これは、あるレストランで、店長とスタッフが「日報」を介してやりとりした手書きのメッセージ交換です。この店では、毎日、仕事の上がり時に、その日、勤務のあったスタッフ全員が日報にコメントを記入します。そこには、その日の自分の成長目標とそれについてどうだったかについて短く200文字前後でコメントが書かれています。店長は、その日報のコメントに対して、終業後に手書きで「返事」を書きます。短く「ありがとう」や「お疲れ様」と言うときもあれば、冒頭の様に少し長めのコメントになることもあります。いずれにせよここで、日報に書く言葉を通じて、店長とスタッフの間で気持ちのやりとり、交換をしているのです。

翌日この日報は、すぐに店のバックヤードに掲出されます。そして、その日仕事に入ったスタッフは全員がこの日報を読むのです。非常にシンプルでアナログな方法ですが、この店では店長とスタッフの考えや気持ちが、この日報によって共有されているのです。

世の中には、スタッフとの間でコミュニケーションが上手く行かずに困っている店長がたくさんいます。その原因の多くは、「考えと気持ちの交換が少なすぎる」ことにあります。本当は、もっと言葉を交わした方が良いとは思っていても、忙しかったり、上手く言葉が見つからなかったり、恥ずかしかったりして、伝えることも聴くことも充分に出来ないのが現実なのです。ならば、交換日記・・・いや交換日報をすれば良いのです。そして、それを公開することで、スタッフ全員が全員の気持ちをお互いに知ることが出来るのです。

「へえ～、あいつ、いつも黙っているけれど、こんなに色々考えていたんだ。見直したな。」
「そうか、店長は怒っていたんじゃあなかったんだ。こう言うことを伝えたかったのか・・・なるほど」
「あいつも苦しいんだな・・・・じゃあ、今度は自分があいつのサポートをしてやろう。」

交換日報を始めてからこの店の店長とスタッフ、スタッフ同士のコミュニケーションは、飛躍的に向上しました。何しろ手書きなので、暖かみが伝わるのです。この日報記入は、全員の義務と決めています。なので、この店では、スタッフ達はシフトの引継を終えたらすぐに書き込んでいます。その日あったことや、自分の成長目標についての結果を書くのですぐに書けるのです。

「実は、最初の頃は、書くのに時間がかかってしまっていたんですが、仕事中に日報に何を書くか考えながら仕事をしていたら、一日中目標のことを忘れないことに気がついたんです。一石二鳥ですよね。」

最初は、決め毎、ルールとして強制的に始めた交換日報でしたが、今では、それが当たり前になっています。言いにくかったことも、聴きにくかったことも、手紙なら、日記なら、日報なら書きやすいのです。

「店長が必ずコメントを返してくれるから、今日はこれを書こう、これを聴こうといつも思っています。」
「自分と店長のコメントをスタッフ全員が読んでくれるから、自分のことをみんながわかってくれるようになったんです。僕は口下手だから助かっています。」

さて、あなたの店では、十分なコミュニケーションは取れていますか？
会話だけがコミュニケーションではありません。こんなアナログな日報交換も結構効果的なんですよ。
まあ、最近はfacebookやLINEなんかもありますけどね。これって、全員が書き込みをしないと偏っちゃうんですよね。手書きも同じですけどね。

※ちなみに写真は、私の高校生時代のクラブの部誌の写真です。今読んでも熱くなるような気持ちの交換が毎日行われていました。懐かしいな～