一度、作成したマニュアルはいじってもよいのか？

先日、ある製造業のISO担当者からこんなことを聞かれました。

「一度、作成したマニュアルはいじってもよいのか？」

この担当者は、前任者が退職してしまい、ほとんど何も
引き継ぎがないままに、ISOの担当者になったとのことでした。

ISOは画一的なもの、絶対的なものという思い込みがあると、
ISOの活動もがんじがらめとなってしまい、
ISOは窮屈なもの、めんどうなものとなってしまいます。

実際に、コンサルとして現場の状況をお伺いすると、
一度、作成したきりのマニュアルや改訂していても
自社で見直さず、審査で指摘があったときのみという
会社は、多いように思います。

作成したマニュアルはいじってもよいものです。
審査の指摘がないと直せないものでもありません。

また、ISO規格の文言そのものをなぞる必要はありません。
自分たちの言葉に置き換えて、具体的に書くものです。

たとえば、ISO14001に出てくる「著しい環境側面」という言葉を
自社でわかりやすいように「自社の重要な環境課題」と
言い換えたりすることです。

また、文体を堅くせずに、「です・ます調」にするということも
方法の一つですし、文字だけでなく、図や表を入れたり、
マンガを入れたり、ビデオで部分を代用するというのもアリだと
思います。

それから、よくあることですが、
文書のコンパクトにこだわるというのは大事なのですが、
コンパクトすぎて、実用的に使えない、つまり、
審査対策用だけの文書になってしまうのは問題です。

作成した文書は、活用出来てナンボのものですし、
読み手にたった文書であることは、絶対的に大事で、
作成者の自己満足にならないことが重要です。

マニュアルは、適宜見直しをして、
自社の現状にあった役に立つ文書とすべきものです。


ISOマネジメント研究所