現サーバを構築した業者さんにはご相談されましたか？

少々、ざっくりしすぎたお話ですので、的を絞ったお話をしにくいのですが、少人数でデータを共有されている貴社のWindows系サーバが古くなってきたためにリプレースをご計画であると仮定してお話させてください。

ノアノサカエさん、こんにちは。
チームデルタの谷口です。

お詳しい方がおられないとのことですので、ハードウェアは、OSがインストールされた状態でのご購入をお奨めします。

スモールオフィス向けのサーバであれば、バックアップの仕組みとOSまで含めておおよそ50万円以下で納まると思います。
DELL社あたりのサイトでご確認いただけると思います。

データについては、ご使用中のデータベースの種類やご利用方法により料金が異なります。
古いサーバであれば、データベースおよびアプリケーションが新サーバ上で動かない可能性もあります。
そうなりますと、データベースシステムを新規で購入、もしくはバージョンアップの費用、そして現状と同等の環境を構築するまでのセットアップ費用が必要になります。
これに関しては、ご提示いただいた情報で判断するのは難しいです。
もしも、データベースシステムをご利用ではなく、ファイル単位で共有をされているということであれば、わずかな追加で新しいサーバ環境に置き換えられるはずです。

お詳しい方がおられないようですと保守費用も見込まれたほうがよろしいと思いますが、こちらは最低でも月額数万円は必要になります。
サーバの利用が業務の基幹に関わるようでしたら保守は必須です。

現サーバの立ち上げまでをご依頼された業者さんにまずはご相談の上、２，３社に見積りをとって比較されることをお奨めします。


ご参考になれば幸いです。