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今日は会議の進め方についてのお話です。
プロジェクトを進めていく上で、会議は重要な位置付けを占めます。いかに効率的に会議を行うか、いかに品質の高い成果物に結びつけることができるか。
プロジェクトリーダーやプロジェクトのキーマンなど重要なポジションにある人ほど、会議にとられる時間が多くなりがちです。会議の時間の使い方にはもっと気を配るべきでしょう。
まず会議の位置付けを明確にすることが重要です。今まで実施してきた会議の経緯を踏まえ、今回の会議の目的を明確にする。今回の会議を踏まえ、今後の会議はどのように展開していくのかをイメージする。
こういった大きな視点での会議の流れが見えていることが重要です。
その上で、今日の会議は何をするべきなのか、どのようなアウトプットが必要なのか、どのようなタイムスケジュールを設定するのかなどの会議プランを明確にします。
会議プランが明確になったら、会議を進めていくわけですが、扱う議題、会議の雰囲気、参加メンバーなどを踏まえて最適な方法で会議を進めていきます。
リーダー単独で会議をまとめていくのか、複数で平行して作業を進めることが可能なのか、意見を発散させるのか、収束させるのかなど様々なことを考慮しながら会議を進めることで、効率的に品質の高いアウトプットをまとめていきます。
単なる雑談で終わってしまうのか、効率的に品質の高いアウトプットを生み出すことができるのかは会議の進め方で変わってきます。
会議の回数を減らす、会議の時間を短くする、会議の参加メンバーを見直す、会議の進め方を変える。このような視点で会議を見直してみませんか。
横浜で働く中小企業診断士長谷川進のブログ
このコラムの執筆専門家
- 長谷川 進
- （神奈川県 / 経営コンサルタント）
新規事業成功の鍵は、リスクヘッジを考えた事業戦略策定にあり
日本アイ・ビー・エム在籍時の15年間に多数のITプロジェクトに参画しました。その経験から、「新規事業が失敗する場合の多くは、構想段階に問題がある」と考え、リスクヘッジを根底においた事業戦略の策定、プランニングを行っております。
080-5450-9751
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